Redução de Custos - Benchmarking

Faça benchmarking! As empresas deviam fazer muito isso... Conheça e converse com as empresas concorrentes; descubra qual delas é melhor. Entenda o que ela faz e como faz e faça melhor!

Uma ferramenta essencial em projetos de redução de custos

Em períodos onde a economia mundial está em recessão, com efeito imediato sobre as vendas das empresas, através do consumo reduzido, uma gestão cuidadosa dos custos é vital para a viabilidade de um negócio. Durante os anos rentável, a atenção da administração concentra-se principalmente em aumentar as vendas e quota de mercado. Pessoas adicionais são adicionados para suportar este crescimento de vendas sem a necessária atenção a ser dada a otimizar e reduzir custos. Quando finalmente a atenção da gestão focada na redução de custos em tempos difíceis, geralmente ganha cerca de 15% e até mais pode ser alcançado. 

Um primeiro passo na redução de custos é a definição de objetivos que levam os esforços realizados em áreas promissoras de poupança. Um bom ponto de partida na colocação de meta ambiciosa, mas realista, é ter pontos de referência na base de custos-estrutura de todo o organismo. O custo de cada departamento e cada processo de negócio em comparação com os custos de empresas similares que atuam no mesmo setor da economia, e tem aproximadamente o mesmo tamanho. Esta comparação mostra claramente que áreas de custos sua empresa é bom e que partes precisam ser melhoradas. 

Embora simples na teoria, o benchmarking não é tão fácil quanto parece. Para encontrar dados apropriados de empresas comparáveis ​​estão consumindo e, portanto, caro. Após horas de busca, geralmente as empresas cumpram com os dados que são específicos para a indústria que a empresa pertence, ou país ou tamanho. Outra abordagem é compartilhar informações de sua própria empresa com as empresas na competição, mas pondo em risco sua posição competitiva.

Uma solução sem risco é trabalhar com empresas especializadas em reduzir os custos de cooperar com clientes de diversos setores econômicos. Através de muitos projetos e pesquisa de mercado em curso ganharam profundos insights sobre as melhores práticas e os preços de mercado e pode ajudar os clientes a reduzir os custos a níveis competitivos em um tempo muito curto. 

Desenvolvendo o bechmarking

Cada empresa pode utilizar benchmarking. Na sua forma mais simples, que o ajude a comparar as estatísticas e os custos de controle. Aferição mais sofisticadas olha para desenho de processos e estratégia de negócios. Benchmarking é um processo que compara as suas atividades de negócio para empresas similares. Ele questiona o que está fazendo, identifica oportunidades de melhoria e, muitas vezes fornece o impulso necessário para implementar a mudança. 

Oportunidades

O benchmarking envolve simplesmente comparando suas atividades de negócios e processos com os de outras organizações.

Forma mais simples de benchmarking é comparar custos.

• Por exemplo, a utilidade contas ou salários.

A maioria de benchmarking compara indicadores chave de desempenho.

Isso tende a se concentrar na produtividade e eficiência.

• Alguns indicadores podem ser expressos como estatísticas simples. Por exemplo, as vendas por empregado, margens de lucro bruto ou níveis de desperdício.
• Outros podem exigir qualitativa, bem como quantitativa exemplo, para analises, para avaliar a eficácia das ações de formação ou níveis de satisfação do cliente.

Benchmarking muitas vezes se torna particularmente eficaz quando se comparam os processos.

Isso envolve olhar em detalhe a forma como outras organizações realizam os mesmos processos ou similar.

• Por exemplo, que as tecnologias e técnicas de produção que utilizam.

Benchmarking pode também ser usado para comparar as empresas a um nível estratégico.

• Por exemplo, o que as organizações têm em objetivos estratégicos, onde os recursos estão focados e que normas eles trabalham.

 

Planejamento

Estabelecimento de uma equipe de projeto de diferentes partes do negócio.

• Selecionar pessoas influentes que terá o poder de ver as mudanças da sua empresa a não ser por meio de está preparado para a mudança, o projeto vai levar a nada.
• Uma equipe de seis pessoas, no máximo, será mais fácil chegar a um consenso.
• Fornecer qualquer treinamento necessário para a equipe para entender o processo de benchmarking (e habilidades de gerenciamento de projetos).

Ligue a atividade de benchmarking para os objetivos da sua empresa.

• Identificar qual atividade que você quer de referência e que as medidas chave de desempenho Benchmarking são modelos ou consultores pode ajudá-lo.
• Há pouco ponto na aferição de atividade. Foco periférico nas áreas-chave do seu negócio.

Benchmarking não vai funcionar se você conhece a si mesmo.

Seja claro sobre o 'cultural' fatores que influenciam o seu desempenho. Estes irão incluir:

• O ambiente de negócios que operam para o exemplo, o seu mercado e exigências dos seus clientes.
• Sua estrutura de gestão e exemplo para estilo, se sua empresa tem controle de gestão altamente centralizada, será difícil a introdução de processos que trabalham em organizações mais descentralizadas.

 

Parceiros de benchmarking

Use os objetivos do seu projeto para estabelecer o tipo de parceiros de benchmarking que você deseja.

Você pode usar parceiros internos (por exemplo, diferentes departamentos ou sites), a fim de padronizar e melhorar as suas operações ao nível dos seus melhores desempenhos.

• Se você só faz um benchmarking interno, você corre o risco de complacência.
• Benchmarking interno é improvável a levar a qualquer insights dramáticos.

A maioria de benchmarking envolve comparações externas.

• Objetivo de comparar-se contra empresas de tamanho semelhante e estrutura, com objetivos e compreenção semelhantes como seus objetivos, limitações e culturas diferentes da sua é importante se você estiver indo para fazer comparações significativas.
• Você também pode comparar processos separados que vão ser semelhante entre diferentes companhias, por exemplo, o funcionamento da sala de correio é provável que seja semelhante para a maioria das empresas.
• Concorrentes costumam oferecer uma comparação direta e podem ser difíceis de coletar informações detalhadas a partir deles.
• Pode haver restrições legais ou éticas que impedem a livre troca de informações.

Contra empresas de Benchmarking em circulação é uma das melhores maneiras de trazer um salto quântico no desempenho.

• Pode ser mais difícil fazer comparações se operar em um ambiente de negócios muito diferente.

Identificar e selecionar 3-6 parceiros individual.

• O seu link de Negócios e associação comercial pode sugerir potenciais parceiros.
• Publicações de negócios e outras fontes de informação podem fornecer ideias.
• Conversar com colegas, clientes e fornecedores para estabelecer quem lidera o campo na área que você está benchmarking.
• Se você está procurando em uma área ampla ou desconhecida, entre em contato um benchmarking em associação de classe ou clube.

 

Coleta de Informações

Abordagem as organizações com as quais você quer fazer comparações.

• Use contatos existentes para fazer a abordagem inicial, ou contate o seu número oposto.
• Explicar os objetivos do estudo e enfatizar seus benefícios mútuos.

Elaborar um acordo de benchmarking ou use um acordo padrão. Isto deve incluir:

• Que informações você quer trocar, nunca pedir informações que você não está preparado para compartilhar em troca.
• Como você vai usar as informações.
• Quem vai utilizar as informações.
• Como e quando você vai coletar as informações.

Decida como você deseja coletar dados.

• Simples dados operacionais podem ser trocados por meio de um questionário - por correio ou e-mail ou através de uma pesquisa por telefone.
• Uma visita ao local lhe dará uma sensação muito melhor de como o seu parceiro opere uma lista de verificação e visitar em pares. (Duas pessoas podem achar mais fáceis obter informações completas, objetivas e impressões.)

Enviar cópias dos relatórios a sua visita às organizações parceiras para que possam verificar os fatos e números.

Convide seus parceiros para realizar visitas similares.

• Eles podem coletar informações sobre você.
• Você pode ouvir as suas opiniões sobre a forma de operar.

 

Melhoria gestão

Resuma onde diferem de seus parceiros de benchmarking.

Dependendo de seus objetivos, você pode identificar:

• Diferenças no exemplo indicadores de desempenho, maior rotatividade do pessoal ou menor margem bruta.
• Diferenças no exemplo de processo individual, como você ou como recrutar sua produção e processos de trabalho.
• Diferenças no exemplo estratégico, o que sua política de recursos humanos são, ou o que você tem em padrões de qualidade para seus produtos.

Investigar por que ser diferente.

Motivos típicos incluem:

• O seu controle de custos é pobre.
• Seus processos estão desatualizados ou ineficientes.
• Você fez um exemplo de comércio diferente, se você optar por contratar de baixo grau (e barato) empregados no conhecimento de que eles vão partir em breve.
• Você tem um foco diferente do seu exemplo parceiros benchmarking, se você tem um mercado-alvo diferente.
• Você tem exemplo com restrição organizacional diferente, se você não tem os recursos financeiros para investir em novas tecnologias.

Decidir qual ação tomar e implementar as mudanças.

Normalmente haverá várias opções em aberto para você:

• Você pode decidir fazer nada ou você pode aceitar que há uma boa razão para a diferença, ou que seria impossível fazer mudanças.
• Você pode sentir que você deve adaptar o seu processo e seus parceiros de benchmarking são semelhantes a você e obter melhores resultados com um processo diferente, você pode querer adotar elementos desse processo em seu negócio.
• Você pode ter como alvo áreas específicas para melhoria e exemplo investigando ainda mais, se é claro que a sua comercialização é de baixo desempenho, mas claro que você pode ou deve fazer sobre ele.
• Você pode perceber que você precisa redefinir elementos de sua estratégia por exemplo, mudando os seus objetivos ou normas.

Examine quão bem o estudo de benchmarking foi e qual o impacto que as mudanças tinham.

• Fez o estudo de benchmarking atingir os seus objetivos? O que correu bem e o que você faria diferente da próxima vez?
• Como é o seu negócio realizando agora? Será que as ações que você tomou levará a melhorias incrementais ou a uma mudança de patamar no desempenho?

Aplicação

Para aplicação do Benchmarking, como todo o processo, é preciso  seguir algumas regras e procedimentos para que os objetivos sejam alcançados e exista uma constante melhoria do mesmo. Neste processo devemos seguir algumas fases, como um controle constante desde seu planejamento (fase 1) até a melhoria continua (fase 5), conforme figura abaixo.

A empresa interessada em implantar benchmarking deve analisar os seguintes fatores:  ramo, objetivo, amplitude, diferenças organizacionais e custos, antes da definição ou aplicação do melhor método, pois cada empresa individualmente tem as suas necessidades que devem ser avaliadas  antecipadamente à aplicação do processo.

Benchmarking não é uma maneira mágica de resolver um problema, mas sim um processo em que temos a oportunidade de facilitar a implementação de um novo projeto. Por isso buscamos em nossa organização, em outros setores,  ou em outra organização um processo parecido com o que temos ou pretendemos implementar, em busca das melhores práticas, para que não tenhamos os mesmos erros e que se caso os tivermos saibamos como solucioná-los.

Com a prática do Benchmarking bem elaborada todos ganham, consumidor, organização e colaboradores. Pois as melhores práticas aplicadas trazem melhorias para todos!

 

Sugestão de Leitura:

Benchmarking - O Caminho da Qualidade Total

 

Esta obra dirige-se em especial a gerentes industriais, nas funções administrativa, de marketing, fabricação, finanças e área de pessoal. Mostra como implementar um programa de qualidade total.