Redução de Custos - Impressão Corporativa

A mudança nas formas de imprimir textos e documentos diversos tem significado maior do que aparenta. Além da redução de custos, uma postura consciente traz grandes benefícios ao meio ambiente. Economizando papel, você estará poupando árvores e contribuindo para a conservação de florestas e áreas verdes. 

Observe essas práticas:

» Antes de imprimir, avalie se a impressão é indispensável. Muitos arquivos são impressos simplesmente para serem lidos e logo depois descartados;

» Quando for imprimir apostilas, instrumentos normativos, manuais ou quaisquer outros documentos com grande volume de páginas, redobrem os cuidados na formatação, já que a matriz poderá ser reproduzida muitas vezes. A redução de uma folha no arquivo original pode resultar na economia de centenas de folhas;

» Uma alternativa econômica para documentos desse tipo, mais volumosos, é a substituição da impressão pela gravação em CDs, que são de baixo custo e comportam grande quantidade de informação;

» Utilize a internet, a intranet, a rede e e-mails para disponibilizar documentos, evitando assim impressões desnecessárias;

» Existe uma opção de disponibilizar documentos para download através de um link, que pode ser acessado pela internet ou intranet;

» Quando for imprimir apresentações em PowerPoint, prefira a opção Folheto, que comporta até 6 (seis) slides por folha. Outro recurso econômico é a impressão do material em preto-e-branco, eliminando a cor de fundo. Assim, a reprodução do slide ficará melhor na fotocópia, você economizará cartucho e terá um material de melhor qualidade. Veja as ilustrações:

 

» Lembre que é possível selecionar somente a parte do texto ou planilha que se deseja imprimir, bastando selecionar, clicar em Arquivo/imprimir e marcar o item Seleção. Confira as duas situações:

- Selecionando um trecho de texto no Word:

-  Selecionando um trecho de planilha no Excel:

E marcando o item Seleção para imprimir:

» Você também pode economizar papel optando pela impressão, em uma só folha, de 2 (duas) ou até 16 (dezesseis) páginas. Basta clicar em Imprimir e na opção Zoom, ou entrar em Propriedade e procurar Páginas por folha.

» É possível obter uma grande economia em impressões coloridas com medidas simples. Como o cartucho preto acaba primeiro, por ser o mais utilizado, se for imprimir um texto Word somente para leitura ou correções, selecione o texto e mude a cor para azul, vermelho ou verde, poupando, assim, o cartucho preto e contribuindo para um consumo mais equilibrado;

» Todas as impressoras oferecem opções de qualidade da impressão, conforme a importância do material a ser impresso. Assim, pode-se configurar a impressão para qualidades do tipo Rascunho, Normal ou Ótima. Basta clicar no menu Arquivo/Imprimir e selecionar a opção em Propriedades, conforme a ilustração seguinte:

» Folhas que foram impressas em apenas um dos lados e que não contenham informações sigilosas podem muito bem ser reutilizadas na impressão de documentos internos ou rascunhos.

Mas evite aproveitar folhas amassadas ou com grampos, pois podem danificar a impressora;

» Uma razoável economia de papel pode ser obtida com a adoção da prática de revisar os textos antes de encaminhá-los à impressão. Depois da revisão do conteúdo, acione o comando Visualizar Impressão, disponibilizado na maioria dos programas. Com isso, é possível perceber, por exemplo, se uma última página não abriga uma informação dispensável.

Com a mudança no mundo corporativo em direção a uma consciência aguda de impacto ambiental e redução de custos, redução de resíduos associados a impressão fornece uma oportunidade para as empresas a fazer progressos significativos em ambas as áreas.