terça-feira, 8 de janeiro de 2013

Redução de Custo – Conta Telefônica



Sem susto com as contas

Conheça a receita para gastar menos com ligações de telefones fixos e celulares, sem reduzir o número de chamadas.





Todos os meses, quando a conta de telefone chegava, Eu suava frio. A empresa costumava gastar até 5.000 reais por mês com telefone, 1/4 decorrente de ligações feitas de seus telefones fixos para celulares de clientes, fornecedores e até de ligações pessoais de funcionários . 

O problema é que as chamadas de telefone fixo para celular custavam, em média, 69 centavos* por minuto, o equivalente a quase cinco vezes o preço médio de uma ligação de telefone fixo para fixo, de 15 centavos por minuto, e quase três vezes mais o de celular para celular, de 25 centavos por minuto. ( os valores acima são de 5 anos atrás) Assustado com a situação, pesquisei vários meses para encontrar uma solução que lhe permitisse a redução do valor das contas, sem proibir ligações para celulares. 

Mas a batalha valeu a pena. Ao final, encontrei uma ferramenta que tornou possível reduzir as suas despesas com telefonia em 40%, para 3.000 reais mensais, principalmente em decorrência da diminuição dos gastos com ligações para celulares, de 1.250 para 480 reais por mês. Parece algo difícil de se acreditar, mas é isso mesmo. "Há males que vêm para o bem". 

"Apesar da dificuldade que tivemos para encontrar uma saída adequada, conseguimos economizar um bom dinheiro."

Não sou um Mandrake dos quadrinhos nem o mágico David Copperfield. Esta solução milagrosa é real e pode ser usada por qualquer um. Trata-se de uma placa, chamada nas lojas do ramo de "interface celular", que é instalada na central telefônica da empresa. Por meio dela, quando um usuário liga de um telefone fixo para um celular paga a chamada como se fosse de um celular para outro. Tudo dentro da lei. Quem recebe a ligação, por sua vez, detecta o número de um celular e não o da central telefônica da empresa, desde que tenha o serviço de identificação de chamadas. A placa custa hoje em torno de 300 reais e funciona com qualquer operadora de celular. Também usei soluções para redução das ligações DDD e DDI que vou comentar mas tarde.

Modelo Básico

Na verdade, na hora em que alguém fizer uma ligação de um ramal da empresa para um celular, o sistema fará, automaticamente, o redirecionamento. A ligação será feita, assim, de celular para celular - e custará bem menos. 


É claro que, se a sua empresa tiver muitos ramais e diversos funcionários ligarem ao mesmo tempo para celulares de clientes ou fornecedores, o sistema não vai dar conta. Será preciso comprar mais placas e mais celulares, de acordo com a sua necessidade, para que o sistema consiga atender å demanda com eficiência. Vai custar um pouco mais, mas também trará benefícios proporcionalmente maiores. No meu caso, optei pela instalação de duas placas acopladas a dois chips de celulares. No total, precisei investir 1.200 reais na época mas hoje só precisaria de 600 reais nas interface, mais do que compensados em apenas dois meses.


Foi possível economizar ainda mais com o uso da placa, conjugando a sua implantação com a adoção de um plano corporativo de uma operadora de celular, que ofereceu até aparelhos móveis de graça.


O uso da placa permite, também, a redução dos gastos de ligações entre celulares de diferentes operadoras. O usuário pode comprar telefones de várias operadoras, conforme o volume de chamadas para aparelhos de cada uma delas. Ou, então, simplesmente identificar qual é a operadora mais acessada por sua empresa e comprar dela todos os celulares que serão acoplados à placa e à central telefônica. É o que os especialistas do setor chamam de "rota de menor custo".


Para ajudá-lo a fazer esse levantamento, há, no mercado, softwares que coletam, armazenam e processam as informações de todas as ligações realizadas por uma ou mais centrais telefônicas. Um software tarifador, por exemplo, que custa cerca de 300 reais e pode ser usado em até 16 ramais, permite a emissão de relatórios e gráficos que mostram qual é a operadora mais utilizada pela empresa. Instalado no servidor da empresa e ligado ao PABX, o programa funciona como uma espécie de dedo-duro dos funcionários que ligam para celulares que não têm nada a ver com o seu trabalho. É um mecanismo de controle que acaba conscientizando o funcionário a gastar menos com telefone.

Despesas sob controle
Confira como funciona o sistema que permite a redução de gastos com telefonia






1
O funcionário faz uma ligação de seu ramal para um telefone externo
2
A ligação é encaminhada à central telefônica da empresa, que identifica se ela é para um telefone fixo ou para um celular
3
Se a chamada for para um aparelho móvel, é possível fazer a ligação como se fosse de um celular para outro, desde que uma placa especial esteja acoplada à central telefônica.
4
Em seguida, a interface celular completa a ligação para um telefone móvel
5
A economia nos gastos com telefone celular pode alcançar até 50%
 

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