ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATÉGIA
Um hábito comum na escolha de produtos de tecnologia da informação é comprar o que há de mais desenvolvido ou o que está na moda, sem haver necessidade real para isso. É preciso alinhar a compra de equipamentos à estratégia da companhia. “Alguns negócios têm de estar na fronteira da tecnologia, porque isso precisa ser visível para o cliente. Outros devem usar uma tecnologia já testada”, diz Fernando S. Meirelles, professor titular da Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getúlio Vargas (FGV).
PESQUISE OS PREÇOS
Quando for adquirir equipamentos, faça uma pesquisa exaustiva nos fornecedores. “Alguns podem oferecer o mesmo equipamento pela metade do preço”, diz Meirelles, da FGV. Deve-se levar em conta também que o hardware não é o que mais pesa. Software e serviços chegam a 90% do preço, ressalta Meirelles.
GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM
Invista mais em programas que alavancam o negócio — e menos nos que não são tão cruciais. Softwares de gestão de estoque, por exemplo, têm preços que podem variar de R$ 50 a R$ 50 mil. O montante gasto nesse aplicativo precisa ser proporcional à importância que o estoque tem para o negócio. Se esse quesito é crítico, vale investir nos mais seguros e confiáveis.
PONDERE O SOFTWARE LIVRE
Softwares livres significam menos custos com licenças, mas podem exigir gastos com suporte. Por isso, é preciso avaliar quanto será preciso investir em assistência para o seu sistema. Em Algumas empresas do mercado, os bancos de dados foram baseados na web com ferramentas de código livre. Em parte da rede, no entanto, foi mantido o sistema Windows.
SISTEMATIZE OS PROCESSOS
Para diminuir o desperdício e as horas extras, uma empresa de Assessoria Contábil desenvolveu um sistema que compila as normas e os procedimentos adotados pela empresa. A ferramenta fica na intranet e, consultada pelos funcionários, encurta o tempo dos processos e minimiza os custos.
INSTALE PROGRAMAS DE COMUNICAÇÃO
Em empresas que têm filiais ou unidades interligadas, como franquias, as ferramentas de voz sobre IP, como o Skype, podem aproximar os membros da rede de maneira mais barata, cortando ligações telefônicas. Essa foi uma solução adotada pela FastFrame/Moldura na Hora para se comunicar com as 50 unidades — entre próprias e franqueadas — que a rede tem no país.
ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO INTEGRADA
Em vez de manter diversos softwares para gerenciar estoque, finanças, recursos humanos e outras funções da empresa, considere o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que faz a gestão integrada do negócio. Segundo Luís Augusto Lobão, da Fundação Dom Cabral, o ERP ajuda a reduzir perdas nos processos, otimiza o uso da mão de obra, calcula a quantidade de suprimentos e auxilia na relação com o cliente.
