Não há lucro na compra sem um comprador produtivo, com requisitos e qualidades essenciais para influenciar toda a organização neste sentido.
Quando se fala em lucro, pensa-se em marketing e vendas, raramente nas compras, na política de suprimentos, estoque, logística e programação de produção.
A personalidade e o tipo de comprador têm forte impacto na lucratividade.
Seu lucro está na compra. Quem compra mal, não sabe valorizar o que ganhou e o quanto custou para ganhar. Queima dinheiro!
Para que seu lucro esteja na compra é preciso ter a mentalidade do lucro. É preciso entender que lucro é conseqüência de investimento de capital num ambiente de risco. Cada centavo e cada moeda precisam ser valorizados ao extremo.
A primeira mentalidade é a do planejamento e controle. Muitas empresas nunca ouviram falar em lote econômico de compras, muitas não sabem o que é um estoque mínimo ou de segurança, muitas não sabem o que é giro de estoque.
E um pecado mortal: a maioria não sabe quanto custa seu estoque!
Muitas empresas possuem altos estoques daquilo que não conseguem desovar e não possuem estoque daquilo que os clientes mais precisam naquele momento.
Mais uma prova cabal de que seu lucro está na compra!
Ao estabelecer fórmulas estatísticas para itens de compra contínua, as empresas podem programar seu caixa, suprir adequadamente sua produção ou seu cliente, diretamente.
A base de dados de suprimentos é vital para a lucratividade.
Uma segunda força de extremo poder nas organizações é a Mentalidade do Alinhamento interáreas. O que mais assistimos é a fogueira das vaidades. Uma liderança forte, que pode ser capitaneada por Compras, exige que as unidades de estoque, administração de suprimentos, relacionamento com fornecedores, programação de produção e de compras, previsão de vendas e programas de marketing estejam em constante e contínua interação, por meio de contatos individuais, reuniões programadas e estruturadas e de relatórios confiáveis.
A Mentalidade da Escassez nos ensina ou nos lembra o valor do dinheiro.
Muitas empresas morrem rápido pois se envenenam em custos fixos. Custos fixos asfixiam empresas muitas vezes sadias e as levam para o caos. Diga não ao custo fixo! Só aprove uma compra que represente custo fixo se a unidade interessada provar que o sol não nascerá amanhã bem cedo.
A mentalidade da parceria nos lembra que não estamos isolados no mundo.
Precisamos nos juntar para sobreviver em época de competição tão intensa e selvagem. Centrais de compra, associações formais e informais, cooperativas,
redes ou cadeias de suprimento, sistemas de logística, just-in-time, alianças estratégicas, parcerias efetivas, Sebrae, associações comerciais, industriais, cívicas e profissionais podem nos ser de grande valia.
O inventário de mentalidade do lucro nos ajuda a avaliar o quanto ela está disseminada em nossa empresa e o quanto ainda teremos de lutar para convencer cada colega e cada líder de nossa empresa a adotar essa mentalidade, sem a qual seu prejuízo estará na compra e sua empresa na bancarrota.
As pessoas, em regra, pensam que o lucro está na venda. E elas estão parcialmente corretas. Mas poucas sabem que boas vendas dependem de excelentes compras. Do contrário, o produto ou serviço fica pouco competitivo e envelhece na prateleira.
Não há lucro sem controle. Sem controle, se houver lucro, o dono do capital provavelmente não verá a cor de uma só moeda.
O lucro é a remuneração do capital investido e do risco inerente à atividade econômica e empresarial.
A palavra controle significa que você sabe o que acontece na sua empresa, que você tem informações. E por meio delas descobre o que vai bem e o que não vai tão bem.
Em compras, os controles permitem responder cinco questões cruciais:
a) O que comprar.
b) Quando comprar.
c) Quanto comprar.
d) Com quem comprar.
e) Em que condições comprar.
Como sabemos, sem medida não há qualidade, sem medida não há controle e sem controle, não há lucro. Mas tenha certeza: haverá prejuízo!
A palavra "compras" é normalmente utilizada em dois sentidos: como uma ordem imperativa: "compre!" e neste caso se cumpre. Ou como "vamos comprar algo, para isso vamos verificar quem tem o melhor a nos oferecer, vamos negociar e vamos obter as melhores vantagens, sem necessariamente causar prejuízo ao nosso fornecedor, pois o lucro está na compra".
Custos fixos, já vimos antes, são o veneno das organizações. Matam e destroem organizações sem dó nem piedade. Custos fixos são o terror, o desafio, uma constante fonte de estresse de qualquer empresa.
A melhor coisa a fazer, em termos de ativo fixo, é não comprar. Se você puder tomar essa atitude, festeje, e não compre!
Mas, como um mal necessário, você tem de enfrentar seus tentáculos longos e fortes, temperados de muita vaidade, de um amor pelo supérfluo e pelo gasto fácil, de quem não sabe o valor do dinheiro. Lá vai uma idéia para enfrentá-lo: estabeleça tetos máximos, consumos médios, faça campanhas entre departamentos, coloque gráficos nos quadros onde todos possam conhecer os gastões (seja de telefone, Internet, material de escritório, móveis, e outros luxos e penduricalhos). Forme comitês, peça para que uma dúzia de diretores aprove, faça análise do valor agregado pelo item de custo fixo.
Um pulo do gato para que seu lucro esteja nas compras é o pedido de ofertas.
Modernamente, utiliza-se o "e-procurement", ou seja, uma espécie de cotação eletrônica onde os fornecedores credenciados fazem suas ofertas e você escolhe a mais conveniente, segundo seus critérios de julgamento, que não precisam ser, necessariamente, baseados em preço (ou unicamente nele, mas numa combinação de fatores técnicos e econômicos).
Uma praga que pode aparecer em qualquer organização é a corrupção. Por isso, ter um sistema de cotações inteligente e bem-estruturado, qualificação e até rodízio de fornecedores (e compradores!), uma programação de compras bem ajustada que permita tempo para análises, estudos e eventuais auditorias podem ajudá-lo a confirmar que seu lucro está na compra.
Dentre os tipos comuns de desvio de dinheiro para o ralo (digo para o bolso de compradores e vendedores desonestos), tome cuidado com o tipo 1: os fornecedores "reis da simpatia", aqueles que, de tão simpáticos, nem sofrem concorrência de seus próprios competidores. O segundo tipo é o fraudador articulado com seu comprador, onde se forjam ações para parecer ter havido uma cotação que jamais existiu. E seu dinheiro suado, coitado, voou para mãos alheias! O terceiro tipo é algo engenhoso. Ele se vale de estratagemas de especificação técnica cheia de fricotes e piruetas que só um determinado fornecedor possui. E lá vai você embarcando na mentalidade do prejuízo. E, se você for do tipo ingênuo, então, tudo pode estar perdido e a falência chegará antes que você se dê conta que é um péssimo administrador.
Sugestão de Leitura:
MANUAL DO COMPRADOR
Sempre que lançamos uma nova edição do Manual do comprador,
notamos como as áreas de materiais das empresas estão evoluindo. Se compararmos
a primeira edição do livro, lançada há mais de 20 anos, com esta quinta edição
parecerá que transcorreu mais de um século, tantas as modificações introduzidas
no âmbito dessas áreas de atuação. Naquela época, usava-se o telex, os pedidos
eram datilografados, a utilização do fax ainda principiava e a internet não
passava de um sonho distante. No passado, nossa economia encontrava-se assolada
por imensa inflação e, dessa forma, dava-se pouco ou nenhum valor a atividades
consideradas suporte dentro de uma empresa, como era o caso daquelas
desempenhadas pela área de compras. Atualmente, as mudanças organizacionais se
fazem presentes em todos os lugares. Estruturas foram enxugadas, paradigmas
foram rompidos, exige-se mais e mais da parte dos empregados que, além de se
especializarem, também precisam ter uma visão de todo o conjunto de atividades
que determinada empresa abrange. Portanto, não se concebe, hoje, um comprador
preocupado unicamente com a conclusão de uma compra de material, sem avaliar o
impacto dessa operação em relação aos demais processos integrados à cadeia
produtiva ou operativa das organizações. Manual do comprador trata das
aquisições industriais, de serviços e comerciais, além de ser útil tanto para
os profissionais iniciantes quanto para aqueles que já possuem experiência de
muitos anos na área. Nesse ponto, é importante observar que a espinha dorsal
que rege os procedimentos de compras é a mesma para todos os ramos, variando,
apenas, as peculiaridades apresentadas pelos diversos setores da economia
nacional.
Nem é preciso dizer que, em razão de sua abrangência, o
Manual do comprador é também muito útil para estudantes que necessitam aprender
sobre o funcionamento da área de suprimentos ou logística de uma organização.
