Redução de Custos - Controle

Redução de custos é a maneira mais simples de melhorar sua rentabilidade. Introdução de um sistema de controle de custos pode trazer poupanças imediatas e garantir que você se mantenha competitivo no longo prazo. 

Mas o controle de custos deve ser cuidadosamente gerenciado. , Eliminando atividades desnecessárias é claramente benéfico, indiscriminado corte de custos pode levar a queda de qualidade e a moral para baixo. 

Veremos neste artigo:

• Identificar onde concentrar seus esforços.
• Gerenciando o controle de custos.
• Oportunidades específicas de controlo de custos.
• As armadilhas. 

 

Seus custos

Controle de custos funciona melhor como parte de sua rotina de gestão financeira. O primeiro passo é olhar para os custos existentes. 

Identifique seus principais centros de custo. Normalmente, estes podem ser de compra, produção, vendas e marketing, financiamento, gestão, administração, instalações, equipamentos, pesquisa e desenvolvimento.

• Em uma pequena empresa, um centro de custo é geralmente a área de um gerente no qual é responsável.

Identificar os principais tipos de custo dentro de cada centro de custo.

Estes podem incluir custos de pessoal, matérias-primas e suprimentos, contas de serviços públicos de energia e água, as despesas de capital, outras compras (por exemplo, serviços de consultoria e espaço publicitário), instalações, comunicações, viagens, transporte e custos de financiamento. 

Escolha os custos para se concentrar em primeiro lugar.

• Custos que podem oferecer uma economia fácil.
• Altos custos que você pode ser capaz de mudar nos custos de curto a termo certo (por exemplo, empréstimos de longo prazo de taxa fixa ou contratos de preço fixo de matérias-primas) são difíceis de controlar no curto prazo.

 

Controle de Custos sistemática

Iniciar a partir de seus objetivos de negócios.

Por exemplo, você pode dedicar à fabricação de 1.000 unidades por mês, ou para ganhar dez novos clientes.

• Quais são seus padrões de qualidade? Por exemplo, seus padrões de atendimento ao cliente pode exigir que você responda a todas as perguntas dentro de um prazo especificado.

Estabelecer o seu "custo padrão" para alcançar seus objetivos.

Custos padrão são os custos que você teria em um mundo ideal.

Você precisa considerar:

• Quais os recursos que você precisa.
• Quanto dos recursos que os custos padrão necessário assume um ótimo desempenho (por exemplo, não desperdício desnecessário de matérias-primas ou o tempo da equipe).
• Qual o custo dos recursos.

Construir "custos orçados" realista com base em sua experiência real.

• Custos orçados será geralmente maior do que exemplo por custos padrão, você pode esperar dois por cento de toda a produção a ser o desperdício, aumentando os custos da unidade.
• Custos orçados, por vezes, pode ser inferior a exemplo por custos padrão, se você tem pessoal para preencher as vagas.

Grave seus custos reais e compará-los com os custos padrão e orçamentado.

Pode ser apropriado comparar custos unitários (custo por unidade produzida) ou custos totais (incluindo despesas gerais, tais como instalações).

• Custos que são maiores do que os seus custos orçados pode indicar oportunidades para reduzir custos no curto prazo geral, quanto maior o custo de saturação, maior margem deve haver para a poupança.
• Custos que são maiores que seus custos padrão geralmente indicam oportunidades para reduzir custos a longo prazo.
• Custos mais baixos podem indicar uma boa gestão, mas também pode refletir defeitos de qualidade ou problemas iminentes.

Periodicamente rever o que você está fazendo e como você está fazendo isso.

• Aferição contra outras organizações podem mostrar que seu desempenho é sub-padrão para exemplo, se seus níveis de desperdício são maiores do que a média da indústria.
• Uma revisão interna, ou a entrada de uma consultoria externa, pode sugerir alternativas por exemplo, a padronização de componentes para reduzir o design e os custos de fabricação.

 

Quem está envolvido?

Cada centro de custo é geralmente da responsabilidade de um gerente.

• Alguns custos podem ser mais fáceis de controlar, se um gerente é responsável por esse custo em toda a organização.

Envolver funcionários em controle de custos.

• Os funcionários podem sugerir idéias de redução de custos, especialmente se houver um incentivo para fazer o que faz com que eles perguntem então sobre problemas ou resíduos e seu tempo.
• Empregados são mais propensos a cooperar com as iniciativas de controle de custos se as mudanças são explicadas a eles.

Inclua seu clientes e fornecedores.

• Pergunte aos seus clientes se você está fornecendo-lhes qualquer coisa que não precisa.
• Seus fornecedores vai saber o que outras opções de compra estão disponíveis que podem se adequar ao seu negócio.

Consultores externos podem ser um recurso útil.

 

Poupança Fácil

Alguns custos podem ser reduzidos com pouco risco de um impacto negativo na qualidade e desempenho.

Verificar faturas de fornecedores pode revelar sobrecarga.

• Exemplos comuns são de cobrança dupla, encargos incorreto e descontos em falta.

Eliminar custos desnecessários.

• Se livrar do excesso de capacidade óbvia (por exemplo, linhas de telefone não utilizados).
• Cortar o desperdício flagrante (por exemplo, instalações de aquecimento durante a noite, ou com janelas abertas).
• Sucata de processos inúteis (por exemplo, a papelada que já foi concluída, arquivados e esquecidos).

Reprimir os custos excessivos.

• Use porte de segunda classe, e-mail ou fax, a menos que somente após a primeira classe vai fazer.
• Encontrar alternativas aos fornecedores com preços, ou negociar descontos.
• Evitar o excesso de especificação (por exemplo, componentes de alta qualidade para um produto de baixa qualidade).
• Proibir luxos inúteis (por exemplo, tarifa cheia vôos de classe executiva). Cortamos em itens empregados vêem como 'benefícios' ou 'vantagens do trabalho "manipulação de necessidades cuidadosa.

Raizes de fora ineficiência.

• Identificar sistemas manuais, baseados em papel que poderia ser informatizado.
• Evitar as frequentes pequenas encomendas. Perdem tempo e pode significar que você perderá os descontos.
• Considerar a mudança para faturamento mensal só para cortar o processamento e custos.

 

Oportunidades

Uso efetivo de uma abordagem sistemática irá destacar as oportunidades para controlar os custos com pouco risco. Em alguns casos, haverá poupanças fácil como cortar o custo de suprimentos.

Em outros, a redução de custos exigirá mudar a maneira de fazer as coisas. Algumas das oportunidades mais comuns estão listados abaixo. Em todos os casos, estar ciente das possíveis armadilhas. 

Reduzir os custos de sua folha de pagamento.

• Terceirizar atividades não-essenciais.
• Recorrer a consultores, freelancers ou empregados a tempo parcial, ao invés de empregados em tempo integral.
• Redesenho de processos para eliminar a duplicação de esforços e de cortar o desperdício de tempo.
• Fazem mais uso de tecnologia e automação.
• Não pagar excessivamente ao recrutar novos funcionários.

Melhore a sua compra.

• Mudar de fornecedor mais barato, ou negociar reduções de preços ou descontos maiores para pagamento antecipado.
• Consolidar a compra com menos fornecedores para obter melhores descontos.
• Acordos de contratos de fornecimento de longo prazo ou garantia mínima volumes de compra anual em troca de preços mais baixos.
• Construir relações pessoais com os fornecedores para incentivar um tratamento preferencial.
• Simplificar procedimentos de compra para reduzir seus custos, e os de seus fornecedores.
• Formar alianças estratégicas a compra (por exemplo, consórcios de compra) com as empresas em sua área ou do comércio para comprar volumes maiores.
• Dar aos trabalhadores individuais compra limites para reduzir a administração e pedir ao seu banco sobre a compra de cartões.

Encontrar formas de tornar a produção mais eficiente.

• Guarnição de volta a sua gama de produtos e aumentar os ciclos de produção.
• Use componentes padrão para reduzir design, compras e custos de fabricação.
• Alterar os processos para minimizar o desperdício de matérias-primas e energia.
• Melhorar o controle de qualidade para reduzir as taxas de rejeição e os custos de retrabalho.

Examine suas finanças.

• Finanças requisitos fixados com empréstimos, ao invés de descobertos.
• Reduzir descoberto desnecessários e facilidades de empréstimo.
• Cortar em capital de giro através de just-in-time de compra, melhor controle de crédito e prazos mais longos de pagamento concordando com os seus fornecedores.
• Candidate-se a doações e empréstimos subsidiados.

Tire o máximo proveito de suas instalações.

• Introduzir trabalho em domicílio para cortar os requisitos de espaço (e os custos de viagem).
• Instalações existentes e reconfigurar os fluxos de trabalho para minimizar o desperdício de tempo e espaço.
• Sub-deixe espaço livre.
• Controle de custos de serviços públicos.

Cortar o custo das comunicações.

• Use e-mail sempre que possível.
• Use a intranet corporativa para reduzir a duplicação de informações e reuniões desnecessárias.
• Utilizar as instalações de telecomunicações mais baratas (por exemplo, fornecedores alternativos, linhas alugadas).

 

Fontes de Fornecimento

Escolha um fornecedor que oferece o direito de qualidade de serviço. Procurar:

• Um contrato flexível que combina com você (por exemplo, preços garantidos).

• Serviços de valor acrescentado, como apoio técnico e conselhos de eficiência energética.

• Um fornecedor com um bom historico.

 

Armadilhas

Redução de custos pode ser prejudicial. Antes de fazer alterações, verifique se seus padrões não será comprometido e que a sua capacidade para cumprir os objetivos não serão prejudicados.

Redução de custos que impactam diretamente sobre os trabalhadores é repleto de dificuldades.

• Empregados não são o desempenho do trabalho das maquinas sugerido por estudos de tempo e movimento é pouco provável que refletem o comportamento das pessoas reais.
• Redução de custos, tais como tempos de treinamento e reunião é muitas vezes contraproducente a longo prazo.
• Introdução de procedimentos de melhoria pode ser difícil e empregado caro  podem ser resistentes à mudança, e pode precisar de treinamento extra.
• Condições precárias, salários e benefícios não vai atrair e reter bons funcionários.
• Alterando os termos de um empregado existente e condições, em detrimento do empregado, pode ser uma violação do contrato.
• Tornando redundantes os funcionários traz custos a curto prazo e o risco de um processo jurisdicional possível emprego. Pode também causar danos a longo prazo e baixa moral.

Salvar todo custo tem uma desvantagem potencial. Por exemplo:

• Excessiva dependência de um fornecedor coloca em risco quando o fornecedor não.
• Produção e comercialização de planos impulsionado por corte de custos quando considerações não são susceptíveis de responder às necessidades do cliente.
• Maior controle do financiamento pode deixá-lo sem margem de segurança quando o fluxo de caixa é inesperadamente baixo.
• Corte curto prazo "investimento" custos (por exemplo, desenvolvimento de produtos de treinamento, publicidade, equipamento ou novos) pode levar a longo prazo fraqueza.
• Tentativa de controlar os custos inalterável é em si é um processo de desperdício.