Redução de Custos - Gerenciamento de Impressão

Gerenciamento de impressão é o estudo de onde e que tipo de dispositivo de impressão de um documento é emitido internamente. Gerenciamento de impressão desenvolve uma estratégia que melhor atenda a produtividade de uma empresa e metas de custo para impressão de documentos (impressoras, copiadoras, multifuncionais, loja de impressão, unidades de fax). 

A Promessa Falha

Por muitos anos, o especialista falou sobre o escritório sem papel, infelizmente, a realidade na maioria dos casos tem sido o oposto. Durante o período de 10 anos 2001-2011 o uso de papel no mundo só aumentou. Hoje, os funcionários em grandes corporações imprimem uma média de cerca de 1.200 páginas por mês cada, custando suas empresas cerca de $ 1.000 por trabalhador por ano em despesas como a operação da impressora manutenção e suprimentos de papel, tinta e toner, de acordo com estimativas da indústria. Segundo estimativas, a maioria das organizações gastam entre 1% e 10% de sua receita anual em custos de impressão e para a maioria, continua a crescer a cada ano. 

O Mundo Real

Enquanto a maioria das empresas gasta muito tempo estudando, otimização e gerenciamento de muitos elementos de sua infraestrutura de TI eles geralmente têm prestado pouca atenção ao seu ambiente de distribuição de impressão de imagens e documentos. Muitas vezes, a responsabilidade pelas despesas diversas relacionadas com a impressão é tão fragmentada que é quase impossível acompanhar o custo total de propriedade de todos os seus equipamentos de impressão e os custos associados. 

A chegada das copiadoras digital multifuncional que podem ser usadas como impressoras, máquinas de fax e scanners têm apenas aumentando a confusão entre os usuários, qual será a melhor solução. 

Os fornecedores de hardware (Xerox, Canon, HP, etc) começaram a prestar serviços de documentos de análise de fluxo de trabalho para seus clientes. Infelizmente, a sua inclinação é para vender na direção que atenda às vantagens de seus produtos. Isto pode muitas vezes deixar o cliente com uma menor do que a solução ótima. Muitas vezes, quando o equipamento está acima para a substituição os vendedores irá tentar até vender para a maior caixa que o cliente está disposto a pagar ou substituir baseado nas especificações para o equipamento existente e pouco esforço é investido na determinação do atual requisito da empresa. Frequentemente, as cotações diversas não podem ser avaliadas e comparados como eles se concentram em diferentes equipamentos e resultar em um cenário ''maçã''e''laranja''. 

Economia

A estratégia de gerenciamento de impressão pode reduzir custo direto em até 35%. Sua empresa pode economizar de forma substancial e melhorar a produtividade com zero de investimento. Para fazer isso, as empresas precisam completar uma avaliação de documento do Office para identificar oportunidades de gestão de impressão. Uma análise completa dos requisitos de fluxo de trabalho irá determinar se uma empresa tem uma estratégia de gestão ótima de impressão, e se não, o que precisa ser feito para melhorá-lo. Embora possa levar vários anos para implementar plenamente as mudanças necessárias (locação de equipamentos existentes em contrato podem ter vários anos restantes) o potencial de poupança são significativos. 

Somente maiores organizações podem dar ao luxo de ter gestão de recursos dedicados de impressão. A tecnologia muda tão rapidamente que ele realmente é um trabalho a tempo inteiro para acompanhar o mercado de equipamentos. Quanto ao resto, o seu melhor cenário é ter um perito independente para realizar a avaliação e desenvolver a estratégia global de gerenciamento de impressão e negociar os melhores preços possíveis para o equipamento necessário.