Existem maneiras de reduzir os custos operacionais, melhorar a gestão de
dinheiro e, assim, aumentar os lucros de seu negócio.
Embora a crise
mundial não tenha batido com força no Brasil, é hora de tomar medidas
para reduzir os custos
e aumentar a rentabilidade do seu negócio. Como?
Gestão de despesas
operacionais
A maneira que os recursos são mantidos não na produção, mas em áreas
escondidas e itens dentro do negócio.
Como ser mais eficiente
Nas pequenas empresas, o desvio de rentabilidade ou de alto
custo é devido à falta de formalização de processos de negócios, que não se
limitam apenas aos procedimentos da área de produção: Para reduzir
custos é importante analisar os processos de diferentes áreas e estar
aberto para aperfeiçoá-los, porque há sempre maneiras de melhorar.
Na maioria das empresas, os custos mais altos são considerados estratégicos:
os custos da folha de pagamento e de produção. Enquanto os custos
operacionais, o que representa apenas 10 a 15% da receita de
uma empresa não são vistos como um item que poderia ser derivado de
poupança. "Absolutamente falso", digo, "porque uma redução de
20% nas despesas operacionais de uma empresa pode aumentar seu
lucro líquido em até 40 por cento.”.
Despesas, gravuras, cartões de visita, artigos de papelaria, refeitório,
material de limpeza, correio, serviços de catering, brindes corporativos e tudo
o que é necessário dentro de uma empresa para que ela funcione, são alguns dos
custos operacionais que estão espalhadas em diversas áreas de uma empresa.
Portanto, certifique-se de que o dinheiro é usado corretamente, em especial nas
áreas relacionadas com o funcionamento de seu negócio, onde as receitas não são
registradas, mas apenas as despesas, tais como administração, segurança, logística,
telecomunicações e recursos humanos.
A retração tem o objetivo final de maximizar os recursos e
obter maior eficiência em uma empresa. Aqui os primeiros passos para iniciar
este processo:
- Conheça os seus custos de operação e pense que vai reduzir benefício imediato em suas declarações.
- Defina suas necessidades, ou seja, estabelecer o que o seu negócio exige e que áreas você acha que gasta mais.
- Olhe para o mercado. Lembre-se de conhecê-lo e, talvez, há coisas que você pode melhorar de dentro para fora.
Antes de se envolver em um processo de maximização de recursos também tem
que entender o que cada despesa. Para fazer isso, falar com a pessoa
responsável por cada uma das áreas envolvidas na operação para justificar e
descrever os benefícios dos gastos. Inclinar-se sobre as seguintes questões.
- Como o dinheiro é gasto?
- Qual é o objetivo pretendido?
- Como será o benefício da empresa?
Depois de passar entendido, o próximo passo é a delegar a responsabilidade
pelo processo de abordar a gestão financeira ou geral. Os chefes desses
departamentos serão responsáveis por analisar área por área nos recursos
investidos. Outra ferramenta útil é ter estatísticas semanais e mensais do
departamento de compras.
Para reduzir as despesas sem regras gerais. Por outro lado, cada caso é
diferente e cada caso é um processo. Você não pode aplicar uma poupança ou
redução de certos materiais para toda a empresa, porque talvez afetes seus
fornecedores ou clientes. Este será contraproducente em longo prazo.
Salvando Visão
Um dos problemas mais comuns nas empresas é a resistência à mudança.
Há hábitos e costumes arraigados ao longo do tempo que se tornam mitos, “isto
não pode ser" ou "sempre foi feito dessa forma", são tabus típicos.
A ideia de que seus fornecedores são parte de sua equipe é
certo, mas cuidado, eles também estão em um mercado competitivo, eles querem
vender e, portanto, cuidar de seus interesses. Atenção! Muitas vezes você pode
comprar personalizado e os preços não são tão competitivos. Assim, avaliar o
mercado a trabalhar só com aqueles que oferecem qualidade e valor.
Uma política não escrita na maioria das empresas é o uso de dinheiro em
caixa. Este é um recurso que pode gerar grandes
economias se você fizer compras de grande escala da economia,
ou seja, no atacado. Não se esqueça de que a falta de tempo e a urgência de
cada dia aumenta consideravelmente seus custos operacionais, por isso ele
sempre leva um controle apertado sobre as compras.
Da mesma forma vale a pena prestar atenção especial a três áreas onde
excesso pode materializar dinheiro ou fuga de capitais que aumenta os
custos operacionais. O primeiro relaciona-se com o departamento de compras onde
a fraude pode ocorrer por meio de aquisições, o segundo é a apropriação
indevida de ativos, ou seja, roubo de produto ou uso indevido dos serviços (ou
carro de motorista) e, finalmente, a alteração de demonstrações financeiras
relativas despesas operacionais reflete em vales e títulos.
Para saltar para a análise desses custos é importante estar familiarizado e
analisar pedidos de compra, recibos e faturas. Outra recomendação é para se
certificar de que seus funcionários não percebem a redução de custos como
negativo, pelo contrário, deixe-os notar que, como em uma casa, a fim de economizar
em uma empresa é encontrar soluções para não sacrificar a qualidade de
vida e aumentar a sua rentabilidade. No final, isso vai trazer benefícios a
todos que pode ser refletida, por exemplo, vendas ou lucros trabalho e títulos.
Sai fácil servir sem problemas, tais como corte de pessoal, o
que é uma medida que pode afetar sua renda no curto prazo, mas a médio através
de uma queda no serviço de qualidade. Antes de cortar gastos é necessário fazer
uma análise abrangente. Há um processo de reengenharia, apenas para fazer
pequenas mudanças em práticas e costumes para reduzir custos em áreas
estratégicas de operação.
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