quarta-feira, 19 de dezembro de 2012

Redução de Custos - Operacionais


Existem maneiras de reduzir os custos operacionais, melhorar a gestão de dinheiro e, assim, aumentar os lucros de seu negócio.
 

Embora a crise mundial não tenha batido com força no Brasil, é hora de tomar medidas para reduzir os custos e aumentar a rentabilidade do seu negócio. Como?

Gestão de despesas operacionais

A maneira que os recursos são mantidos não na produção, mas em áreas escondidas e itens dentro do negócio.
 

Como ser mais eficiente 

Nas pequenas empresas, o desvio de rentabilidade ou de alto custo é devido à falta de formalização de processos de negócios, que não se limitam apenas aos procedimentos da área de produção: Para reduzir custos é importante analisar os processos de diferentes áreas e estar aberto para aperfeiçoá-los, porque há sempre maneiras de melhorar. 

Na maioria das empresas, os custos mais altos são considerados estratégicos: os custos da folha de pagamento e de produção. Enquanto os custos operacionais, o que representa apenas 10 a 15% da receita de uma empresa não são vistos como um item que poderia ser derivado de poupança. "Absolutamente falso", digo, "porque uma redução de 20% nas despesas operacionais de uma empresa pode aumentar seu lucro líquido em até 40 por cento.”. 

Despesas, gravuras, cartões de visita, artigos de papelaria, refeitório, material de limpeza, correio, serviços de catering, brindes corporativos e tudo o que é necessário dentro de uma empresa para que ela funcione, são alguns dos custos operacionais que estão espalhadas em diversas áreas de uma empresa. Portanto, certifique-se de que o dinheiro é usado corretamente, em especial nas áreas relacionadas com o funcionamento de seu negócio, onde as receitas não são registradas, mas apenas as despesas, tais como administração, segurança, logística, telecomunicações e recursos humanos. 

A retração tem o objetivo final de maximizar os recursos e obter maior eficiência em uma empresa. Aqui os primeiros passos para iniciar este processo: 

  1. Conheça os seus custos de operação e pense que vai reduzir benefício imediato em suas declarações.
  2. Defina suas necessidades, ou seja, estabelecer o que o seu negócio exige e que áreas você acha que gasta mais.
  3. Olhe para o mercado. Lembre-se de conhecê-lo e, talvez, há coisas que você pode melhorar de dentro para fora.

Antes de se envolver em um processo de maximização de recursos também tem que entender o que cada despesa. Para fazer isso, falar com a pessoa responsável por cada uma das áreas envolvidas na operação para justificar e descrever os benefícios dos gastos. Inclinar-se sobre as seguintes questões.

  • Como o dinheiro é gasto?
  • Qual é o objetivo pretendido?
  • Como será o benefício da empresa?

Depois de passar entendido, o próximo passo é a delegar a responsabilidade pelo processo de abordar a gestão financeira ou geral. Os chefes desses departamentos serão responsáveis por analisar área por área nos recursos investidos. Outra ferramenta útil é ter estatísticas semanais e mensais do departamento de compras.
Para reduzir as despesas sem regras gerais. Por outro lado, cada caso é diferente e cada caso é um processo. Você não pode aplicar uma poupança ou redução de certos materiais para toda a empresa, porque talvez afetes seus fornecedores ou clientes. Este será contraproducente em longo prazo. 

Salvando Visão 

Um dos problemas mais comuns nas empresas é a resistência à mudança. Há hábitos e costumes arraigados ao longo do tempo que se tornam mitos, “isto não pode ser" ou "sempre foi feito dessa forma", são tabus típicos. 

A ideia de que seus fornecedores são parte de sua equipe é certo, mas cuidado, eles também estão em um mercado competitivo, eles querem vender e, portanto, cuidar de seus interesses. Atenção! Muitas vezes você pode comprar personalizado e os preços não são tão competitivos. Assim, avaliar o mercado a trabalhar só com aqueles que oferecem qualidade e valor. 

Uma política não escrita na maioria das empresas é o uso de dinheiro em caixa. Este é um recurso que pode gerar grandes economias se você fizer compras de grande escala da economia, ou seja, no atacado. Não se esqueça de que a falta de tempo e a urgência de cada dia aumenta consideravelmente seus custos operacionais, por isso ele sempre leva um controle apertado sobre as compras. 

Da mesma forma vale a pena prestar atenção especial a três áreas onde excesso pode materializar dinheiro ou fuga de capitais que aumenta os custos operacionais. O primeiro relaciona-se com o departamento de compras onde a fraude pode ocorrer por meio de aquisições, o segundo é a apropriação indevida de ativos, ou seja, roubo de produto ou uso indevido dos serviços (ou carro de motorista) e, finalmente, a alteração de demonstrações financeiras relativas despesas operacionais reflete em vales e títulos. 

Para saltar para a análise desses custos é importante estar familiarizado e analisar pedidos de compra, recibos e faturas. Outra recomendação é para se certificar de que seus funcionários não percebem a redução de custos como negativo, pelo contrário, deixe-os notar que, como em uma casa, a fim de economizar em uma empresa é encontrar soluções para não sacrificar a qualidade de vida e aumentar a sua rentabilidade. No final, isso vai trazer benefícios a todos que pode ser refletida, por exemplo, vendas ou lucros trabalho e títulos. 

Sai fácil servir sem problemas, tais como corte de pessoal, o que é uma medida que pode afetar sua renda no curto prazo, mas a médio através de uma queda no serviço de qualidade. Antes de cortar gastos é necessário fazer uma análise abrangente. Há um processo de reengenharia, apenas para fazer pequenas mudanças em práticas e costumes para reduzir custos em áreas estratégicas de operação.

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