quinta-feira, 13 de dezembro de 2012

Redução de Custos - Custos Gerais


Muitos dos gerentes em que eu trabalhei se surpreendem ao saber que áreas de custos indiretos e despesas gerais produzem o maior percentual de poupança. A natureza do seu negócio irá determinar as economias que você pode conseguir em categorias específicas, no entanto, não é raro encontrar poupança tão alta quanto 40% em algumas áreas. A linha inferior é que muitos de nós pagamos demais para os itens do dia-a-dia que quase todas as empresas usam. 
 

 
Então, onde você deve olhar para o 'ganha fácil “quando planear a sua iniciativa de redução de custos”? E como você deve ir sobre a realização de seus objetivos? 


Alcançar substancial economia média de cerca de 20% para sua empresa em todas as áreas de custos. Mas, se olharmos especificamente para algumas categorias comuns, os números são ainda mais impressionantes. Aqui estão alguns exemplos de economia média: 

  • Telecomunicações sem fio: 25%
  • Fotocopiadoras e impressoras: 42%
  • Uniformes: 34%
  • Entregas: 19%
  • Consumíveis de escritório e papel: 20%
  • Fora do local de impressão: 20%
  • Serviços de limpeza e zeladoria: 19%
  • Seguros: 28%
  • Armazenamento de documentos e eliminação: 26%
  • Gestão de resíduos: 24%

Normalmente, as pessoas acreditam que não há muito espaço para negociação de preços e poucas diferenças entre os serviços de fornecedores “nestas áreas de custos comuns”. Não é verdade. O maior desafio que o comprador desses serviços é encontrar informações atualizadas sobre os vários mercados para estes produtos e serviços para garantir que eles estão pagando um preço justo. E uma vez que a maioria das empresas tem sido sujeitas a rodada após rodada de consolidação, eles simplesmente não têm recursos para se concentrar em muitas das áreas de custos indiretos. No entanto, nem tudo está perdido. 

Aqui estão algumas dicas simples para ajudar a garantir que você não está sendo sobrecarregado:

  • Diga "Não" para aumentos de preços. Quando um fornecedor diz que sua tabela de preços mudou, não levá-lo deitado. Eles não podem voltar-se completamente, mas há uma boa chance de que você pode transformar um aumento de 5% para 2%.
  • Faça o melhor que pode para rastrear qualquer informação sobre os preços de mercado vigentes antes de começar negociações de preços (não dependam de fornecedores para obter essa informação).
  • Você pode acreditar que seus custos estão sobre controle baseado em tendências históricas, mas quais seus concorrentes estão pagando? Dados de benchmarking é uma ferramenta útil para destacar áreas que têm o maior potencial de melhoria e irá ajudá-lo a estabelecer prioridades. Reunir os dados de agências externas, consultores, ou serviços de benchmarking. Tenha o cuidado de assegurar que você compreenda os dados como se aplicam à sua situação e usá-las para negociar com seus fornecedores a partir de uma posição de força.
  • Mantê-lo ouvido no chão à procura de alterações aos mercados para os produtos e serviços que você está comprando. Os mercados de muitos produtos e serviços mudam regularmente (um fornecedor pode estar olhando para aumentar participação de mercado em uma área particular e está a oferecer um melhor preço para obtê-lo). Um bom preço 6 meses atrás pode não ser o melhor preço hoje.
  • Determine o seu produto e requisitos de serviço. Existe uma maneira melhor de adquirir os bens e serviços que você precisa? Olhe para os custos totais, incluindo o preço do item, o custo de manutenção de estoque e custos de administração. Não aceite serviços premium a menos que você realmente precise deles: por exemplo, SEDEX 10 no serviço de entrega de correio se cinco horas a mais do SEDEX comum é aceitável.
  • Descobrir se existem novas tecnologias ou fornecedores que podem imediatamente reduzir seus custos e tempo de administração. Trabalhar com seus fornecedores e especialistas externos para identificar novas estratégias de redução de custos. 

Historicamente, a maioria das empresas têm focado sua energia no crescimento da linha superior e gerenciar os custos do núcleo. Infelizmente essa estratégia não é mais suficiente para garantir que a sua empresa se mantenha competitiva numa economia global. 

Uma área que permanece praticamente intocada para muitas empresas estão a venda, gerais e administrativas. Estas são comumente referidas como "despesas gerais" e, embora individualmente não possa parecer ser um custo significativo, quando tomadas em conjunto que muitas vezes pode adicionar até um custo maior para o seu negócio. Coisas simples, como correios, uniformes, comunicação sem fio, impressão, limpeza, material de escritório e de seguros pode ser a fonte de vazamentos de lucro significativo para a sua empresa. 

Estudos relatam que as empresas estão deixando bilhões em poupança não reclamados sobre a mesa todos os anos porque não prestam atenção suficiente para os seus empregados como comprar bens e serviços todos os dias. Enquanto quase 90% dos participantes tinham uma política de compras no lugar, menos da metade reais aplicadas, e seis em cada sete empresas admitiram que seus funcionários gastam fora da política em uma base regular. 

Então o que você pode fazer contenção de despesas dos funcionários? Aqui estão três coisas que você pode começar agora mesmo para obter os custos sobre controle.

  1. Preocupam com os custos - criar uma cultura de se preocupar com todos os custos, independentemente de quão pequena. Este deve vir do topo e isso não significa que o serviço do bordo. Mostrar as bases através de suas ações que toda a matéria de custos e isso vão criar uma cultura onde os funcionários estão sempre procurando maneiras de economizar dinheiro em vez de maneiras de burlar o sistema.

  1. Referência a si mesmo contra a concorrência - que você pode pensar que seus custos são em linha, mas isso é baseado em um desejo ou fatos concretos. Se você está tomando as vendas reps palavra que você está recebendo os melhores preços, então você está provavelmente em sérios apuros. Você precisa fazer sua lição de casa e comparar seus preços contra a sua concorrência ou outras empresas similares. Reconhecidamente, esta informação pode ser difícil de encontrar, em alguns casos, mas sem os fatos que você simplesmente não sabe onde você está.

  1. Entender os padrões de sua compra - muitas empresas não tomam o tempo para realmente entender suas necessidades e padrões de compra antes de gastar dinheiro. Por exemplo, se todos os seus pacotes courier saem para expressar 10:00 de entrega? Se você olhou para cada um desses pacotes e perguntou se isso realmente precisa estar lá pelas 10:00 ou 12:00 seria ficar bem ou talvez até o final do dia. Você provavelmente descobrirá que um percentual significativo de seus pacotes pode ser enviado usando um nível de serviço mais barato. Além disso, se você estiver concurso o seu negócio para um número de potenciais fornecedores, fornecendo especificações detalhadas de suas necessidades irá provavelmente resultar em preços muito melhores. Infelizmente, muitas empresas deixar isso para os fornecedores para descobrir isso e eles vão construir em lotes de almofada em seus preços para cobrir o desconhecido.

Se você simplesmente não tem os recursos para olhar para cada categoria de custos internamente, considerar trazer um especialista. Eles terão a capacidade de analisar seus padrões de gastos e ter acesso aos benchmarks para determinar rapidamente se houver uma oportunidade para a poupança. Este é certamente um caso em que tempo é dinheiro. Quanto mais tempo você continuar a pagar a mais em seus custos de overhead quanto maior o sucesso de sua linha de fundo permanecerá. 

Se você demonstrar aos seus funcionários que se preocupam com custos e aos seus fornecedores que você tenha conhecimento dos mercados e suas próprias necessidades você está bem em seu caminho para realizar uma economia substancial e tapar os vazamentos de lucro. 



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