quinta-feira, 2 de maio de 2013

Redução de Custos - Guia Prático


Cortar custos é sem dúvida a maneira mais rápida e fácil para melhorar a rentabilidade do seu negócio. Introdução de um sistema de controle de custos pode trazer poupanças imediatas e garantir que você se mantenha competitivo no longo prazo.
 
Sistemática de Controle de custos .
Comece por identificar os seus principais centros de custo. Estes podem ser de compra, produção, vendas e marketing, finanças e administração.
Avaliar o seu lucro e perdas para os últimos seis meses e classificar todas as suas despesas de maior a menor, em seguida, começar a trabalhar o seu caminho, identificando as áreas onde você pode economizar custos. Concentre-se na aplicação de táticas de redução de custos em áreas onde você verá a recompensa mais, por exemplo:
  • Você pode economizar em salários através da terceirização de algum trabalho, ou empregar alguém em regime de tempo parcial, em vez de em tempo integral?
  • Se os custos de seguros são altos, tente procurar por um novo fornecedor mais barato.
  • Outros custos, como os empréstimos de negócio de taxa fixa de longo prazo ou contratos de preço fixo para as matérias-primas são difíceis de controlar no curto prazo. No entanto, fazer uma nota de quando estes são para renovação e um plano para apresentação de propostas para fornecedores.  
Comparando custos reais com orçamentos.
Grave seus custos reais e compará-los com o montante atribuído no seu orçamento. Tente descobrir porque é que há uma discrepância entre o que você planejou gastar e o que você realmente gasta. Quanto maior a superação de custo, o mais escopo deve haver para a poupança.
Os custos reais mais elevados do que os seus custos orçados geralmente indicam espaço para reduzir os custos. Custos mais baixos podem indicar uma boa gestão, mas também pode refletir uma queda na qualidade ou problemas potenciais. A planilha é uma maneira fácil de gravar e comparar os custos em uma base regular, como mensal.
Periodicamente, rever o que você está fazendo e como você está fazendo isso. Aferição de sua empresa contra outras empresas semelhantes podem mostrar que seu desempenho é sub-standard. Por exemplo, os níveis de desperdício podem ser maiores do que a média da indústria. Esta é uma oportunidade para implementar soluções de redução de custos e definir metas. 
Quem deve ser envolvido?
Se possível, fazer o custo de cada responsabilidade de uma pessoa ou gerente. Alguns custos serão mais fáceis de controlar se uma pessoa é responsável por esse custo em toda a empresa.
Se seus funcionários são envolvidos no controle de custos. Dê-lhes um incentivo para sugerir ideias de redução de custos e perguntar o que lhes causa problemas ou resíduos de seu tempo. Os funcionários são mais propensos a cooperar com as iniciativas de controle de custos se você explicar as razões para as mudanças e entender os benefícios para o negócio.
Inclua seus clientes e fornecedores. Uma vez que os fornecedores estão cientes de que você está assistindo os custos, eles podem começar a afiar os lápis, especialmente se eles conhecem as outras opções de compra disponíveis para você. Converse com seus clientes, como você pode ser capaz de reduzir os custos através da eliminação de recursos desnecessários ou babados. 
Algumas economias fáceis.
Existem alguns custos que podem ser reduzidos com pouco risco de um impacto adverso sobre a qualidade e desempenho. Algumas poupanças rápidas são:
  • Verificação cuidadosamente de faturas de fornecedores para sobrecarga. Os exemplos mais comuns são de cobrança dupla, os encargos incorretos e descontos em falta.
  • Eliminando custos desnecessários. Livrar-se do excesso de capacidade óbvia como linhas telefônicas e computadores não utilizados depois de horas.
  • Medir o retorno de toda a publicidade para que você possa eliminar o que não funciona.
  • Encontrar alternativas ao alto preço de fornecedores ou negociar descontos e melhores condições de pagamento.
  • Evitar o excesso de especificação, como componentes de alta qualidade para um produto de baixa qualidade.
  • Eliminando a ineficiência. Identificar sistemas manuais, baseados em papel que podem ser informatizados.
  • Evitando fazer pequenas encomendas frequentes. Perdem tempo e pode significar que você perca descontos ao comprar.  
Outras oportunidades de poupança.
Tomando uma abordagem sistemática para todos os seus custos devem destacar outras oportunidades para controlar os custos. Em muitos casos, redução de custos vai exigir que você mude a maneira de fazer as coisas, mas estar ciente do potencial de risco de suas atividades de negócio principais:
  • Reduzir os custos da folha de pagamento por atividades de outsourcing.
  • Redesenhar processos para eliminar a duplicação de esforço e tempo.
  • Fazer mais uso de tecnologia e automação.
  • Consolidar a compra com menos fornecedores para obter melhores descontos e construir relacionamentos fortes.
  • Concordar com contratos de fornecimento de longo prazo ou os volumes de compra anuais em troca de preços mais baixos e negociar prazos de pagamento mais longos.
  • Apare de volta a sua gama de produtos e aumento de ciclos de produção.
  • Reúna-se com o seu Gerente bancário para rever suas finanças e reduzir os custos de juros.
  • Tire o máximo proveito de suas instalações por sub-deixar espaço livre.
  • Reduzir os custos de comunicação e viagem usando e-mail, chamadas de Internet (como o Skype) ou teleconferência sempre que possível.  
Potenciais armadilhas.
Redução de custos pode ter um efeito negativo por isso antes de fazer qualquer alteração, verifique se as suas normas não será comprometida, e que a sua capacidade de cumprir os objetivos não serão prejudicados.
Quase todas as economias de custos tem uma desvantagem em potencial. Por exemplo:
  • O excesso de dependência de um único fornecedor coloca em risco se o fornecedor falhar.
  • Planos de produção e comercialização impulsionada por considerações de redução de custos são menos propensos a responder às necessidades dos clientes.
  • Controle mais rigoroso do financiamento pode deixá-lo sem margem de segurança, quando o fluxo de caixa é inesperadamente pobre. Contate o Gerente Bancário para garantir que você tem algumas opções de financiamento.
  • “Redução de custos de curto prazo dos investimentos“, tais como treinamento, publicidade, equipamentos ou desenvolvimento de novos produtos pode levar a fragilidades de longo prazo.  
Seus custos com pessoal.
Reduzir os custos de quando isso vai impactar diretamente sobre os trabalhadores é um desafio difícil. Por exemplo, reduzir o tempo de treinamento e reunião é muitas vezes contraproducente no longo prazo. Más condições de trabalho, remuneração e benefícios também não vai atrair e reter funcionários de qualidade e de motivar os funcionários que fazem ficar.
Alterando os termos e condições de um funcionário existente em detrimento do empregado, pode ser uma violação das suas obrigações legais como empregador, de modo a obter conselhos de especialistas em primeiro lugar. Também pode danificar o moral de longo prazo. Por outro lado, a introdução de procedimentos melhorados podem ser caros e difíceis. Funcionários podem ser resistentes a mudanças e podem precisar de treinamento extra. 
Fale com seus consultores.
Finalmente, lembre-se de incluir seus consultores empresariais, como o seu pequeno Gerente banqueiro de negócios e seu contador em seu programa de controle de custos. Contadores normalmente lidam com muitas empresas e estão em uma posição forte para ajudá-lo a identificar e monitorar 'culpados custo e sugerir formas de reduzir custos e melhorar os lucros das empresas. 
Próximos passos.
Use livre ferramenta de melhoria Bancárias e de fluxo de caixa para obter uma melhor compreensão do seu negócio e onde procurar melhorias.
Pergunte ao seu contador ou associação da indústria para ajudá-lo a acessar dados que lhe permitirá referência os custos contra a média da indústria.  
Por favor, note que este é apenas um guia e não deve substituir o conselho competente, nem ser tomado, ou invocado como aconselhamento financeiro ou profissional. Procurar aconselhamento profissional antes de tomar qualquer decisão que possa afetar o seu negócio.
 
Sugestão de Leitura:

Gestão Prática de Custos


Autor: Schier, Carlos Ubiratan da Costa
Editora: Jurua 
Páginas: 126
Ano: 2004
Sinopse: Tendo em vista relevância e importância do tema custos no contexto de gestão de negócios, a presente obra trata de forma simples e objetiva o assunto, disponibilizando informações com vistas a facilitar o processo de controle e gestão de custos. A obra contempla desde conceitos e elementos básicos utilizados em custos, onde disponibiliza-se toda a base necessária para compreensão de um processo de gestão de custos até um processo simples de implantação de sistema de custos, passando por assuntos como: controle de custos; custos para fins fiscais; custos para melhoria de processos e otimização de resultados; custos para tomada de decisão e formação de preço de venda; culminando com questões resolvidas acerca de todos os temas tratados no livro.
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