Redução de Custos - + Dicas p/ sua Empresa

Como reduzir custos nas empresas 

Este tema surge toda vez que as vendas não vão bem ou que o mercado estabiliza. Reduzir custos realmente não é uma tarefa fácil, pois requer o envolvimento de todos numa organização. 



A pergunta principal é: Por que reduzir custos?

Destacamos alguns motivos:

1º Motivo: Competição Global cada vez mais acirrada.

2º Motivo: Competidores mais eficientes e informados.

3º Motivo: Consumidor/ Cliente mais sofisticado e exigente.

4º Motivo: Com inflação baixa é praticamente impossível recuperar os aumentos de custos apenas corrigindo os preços.

5º Motivo: Com a desaceleração da Economia a redução de custos ganha relevância e urgência.

6º Motivo: A experiência demonstra o enorme potencial de ganhos em eficiência, lucros, produtividade e qualidade nos produtos e serviços.

Após esta clara reflexão coloco abaixo algumas dicas simples que surtiram grandes resultados financeiros nas empresas em que trabalhei:

Como reduzir em telefonia:

• E-mail:  verificar o uso eficaz de e-mail (às vezes um e-mail bem redigido e claro evita vários telefonemas).
• Skype: disponibilizar o uso para as equipes que se falam regularmente.
• Usar o telefone exclusivamente para o trabalho.
• Falar somente o necessário de forma concisa e objetiva. É importante ter um pequeno roteiro por escrito do que irá transmitir por telefone.

 Como reduzir em viagens:

• Negociar preços com agências especializadas ou comprar diretamente pela internet.
• Dar preferência às companhias aéreas que trabalham com sistema de milhagem. No médio prazo a vantagem é bem significativa.
• Planejar as viagens com antecedência para aproveitar os descontos nas tarifas e horários especiais.

 Como reduzir com correios:

• Planejar com antecedência os envios das correspondências importantes e as rotineiras.
• Dar preferência às cartas registradas.
• Sedex é autorizado somente em casos extremos.
• Avaliar se as informações não podem ser enviadas eletronicamente por e-mail.
• Planejar o uso do moto-boy e avaliar criteriosamente a real necessidade.

Seguindo a rota de redução dos custos nas empresas, apresentamos três itens que se não forem controlados podem trazer sérios desperdícios para as empresas. São eles:

 Como reduzir em fotocópias e reproduções gráficas:

• Certificar-se da necessidade de impressão. Na maioria dos casos é mais fácil manter o arquivo em formato eletrônico para consultas e manipulação dos dados.
• Imprimir frente e verso. Bancos imprimem contratos desta forma.
• Utilizar os rascunhos para as impressões não oficiais.
• Evitar ao máximo imprimir e-mails. O objetivo da criação do e-mail era o de reduzir a quantidade de papéis nas comunicações.

Como reduzir em táxi:

• Sempre se questionar sobre a real necessidade de utilizar o táxi e planejar os trajetos antes de chamar um táxi. Por exemplo: através do Google Maps.
• Em todas as cidades com aeroportos existem  ônibus especiais que fazem o trajeto Aeroporto – Centro da Cidade. Verificar a possibilidade de tomar um táxi quando estiver nas regiões centrais, pois são mais baratos e os trajetos mais ágeis.
• Nas grandes cidades dê preferência aos metrôs.
• Verifique se sua cidade possui o serviço de Moto-Táxi, pois os valores a serem pagos são fixos, independente das distâncias.

Como reduzir em lanches e refeições:

Nas empresas estes custos vem relacionados com as horas extras dos funcionários. Em muitos casos não há como evitar, mas existem formas de minimizar estes custos:

• Negociar com as lanchonetes próximas das empresas preços mais baixos para volumes maiores de lanches/refeições e acertar os valores mensalmente.
• Planejar a rotina de trabalho de forma a minimizar a necessidade dos lanches e refeições.
• Uma outra alternativa, para as grandes empresas, é terceirizar os serviços de lanches e refeições com restaurantes especializados em cozinha industrial dentro da própria empresa.