quarta-feira, 6 de fevereiro de 2013

Redução de Custos - + Dicas p/ sua Empresa




Como reduzir custos nas empresas 

Este tema surge toda vez que as vendas não vão bem ou que o mercado estabiliza. Reduzir custos realmente não é uma tarefa fácil, pois requer o envolvimento de todos numa organização. 



A pergunta principal é: Por que reduzir custos?


Destacamos alguns motivos:
1º Motivo: Competição Global cada vez mais acirrada.
2º Motivo: Competidores mais eficientes e informados.
3º Motivo: Consumidor/ Cliente mais sofisticado e exigente.
4º Motivo: Com inflação baixa é praticamente impossível recuperar os aumentos de custos apenas corrigindo os preços.
5º Motivo: Com a desaceleração da Economia a redução de custos ganha relevância e urgência.
6º Motivo: A experiência demonstra o enorme potencial de ganhos em eficiência, lucros, produtividade e qualidade nos produtos e serviços.
Após esta clara reflexão coloco abaixo algumas dicas simples que surtiram grandes resultados financeiros nas empresas em que trabalhei:

Como reduzir em telefonia:
  • E-mail:  verificar o uso eficaz de e-mail (às vezes um e-mail bem redigido e claro evita vários telefonemas).
  • Skype: disponibilizar o uso para as equipes que se falam regularmente.
  • Usar o telefone exclusivamente para o trabalho.
  • Falar somente o necessário de forma concisa e objetiva. É importante ter um pequeno roteiro por escrito do que irá transmitir por telefone.
 Como reduzir em viagens:
  • Negociar preços com agências especializadas ou comprar diretamente pela internet.
  • Dar preferência às companhias aéreas que trabalham com sistema de milhagem. No médio prazo a vantagem é bem significativa.
  • Planejar as viagens com antecedência para aproveitar os descontos nas tarifas e horários especiais.
 Como reduzir com correios:
  • Planejar com antecedência os envios das correspondências importantes e as rotineiras.
  • Dar preferência às cartas registradas.
  • Sedex é autorizado somente em casos extremos.
  • Avaliar se as informações não podem ser enviadas eletronicamente por e-mail.
  • Planejar o uso do moto-boy e avaliar criteriosamente a real necessidade.
Seguindo a rota de redução dos custos nas empresas, apresentamos três itens que se não forem controlados podem trazer sérios desperdícios para as empresas. São eles:

 Como reduzir em fotocópias e reproduções gráficas:
  • Certificar-se da necessidade de impressão. Na maioria dos casos é mais fácil manter o arquivo em formato eletrônico para consultas e manipulação dos dados.
  • Imprimir frente e verso. Bancos imprimem contratos desta forma.
  • Utilizar os rascunhos para as impressões não oficiais.
  • Evitar ao máximo imprimir e-mails. O objetivo da criação do e-mail era o de reduzir a quantidade de papéis nas comunicações.
Como reduzir em táxi:
  • Sempre se questionar sobre a real necessidade de utilizar o táxi e planejar os trajetos antes de chamar um táxi. Por exemplo: através do Google Maps.
  • Em todas as cidades com aeroportos existem  ônibus especiais que fazem o trajeto Aeroporto – Centro da Cidade. Verificar a possibilidade de tomar um táxi quando estiver nas regiões centrais, pois são mais baratos e os trajetos mais ágeis.
  • Nas grandes cidades dê preferência aos metrôs.
  • Verifique se sua cidade possui o serviço de Moto-Táxi, pois os valores a serem pagos são fixos, independente das distâncias.
Como reduzir em lanches e refeições:

Nas empresas estes custos vem relacionados com as horas extras dos funcionários. Em muitos casos não há como evitar, mas existem formas de minimizar estes custos:
  • Negociar com as lanchonetes próximas das empresas preços mais baixos para volumes maiores de lanches/refeições e acertar os valores mensalmente.
  • Planejar a rotina de trabalho de forma a minimizar a necessidade dos lanches e refeições.
  • Uma outra alternativa, para as grandes empresas, é terceirizar os serviços de lanches e refeições com restaurantes especializados em cozinha industrial dentro da própria empresa.

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