terça-feira, 7 de junho de 2011

Redução de Custo - Reunião da Qualidade

 
Hoje, as organizações de todos os tipos têm certeza de que mudanças contínuas são indispensáveis, para manterem competitividade e não correrem o risco de se desatualizarem e sair do mercado. Assim sendo, treinamento em todos os níveis deve ser proporcionado. 





A redução dos custos de produção é sempre um fator decisivo para conciliar melhor qualidade e competitividade. A resposta da questão, que se apresenta, é uma ferramenta didática, de baixo custo, que identifica e proporciona a linha de produção e treinamento (on the job) necessário.

Como o treinamento deve ser ofertado em doses homeopáticas, sempre e somente quando necessário e ainda somente a parcela específica da linha de produção em questão, seu custo será distribuído e menos significativo. Pretende-se, demonstrar que esta ferramenta existe e que é plausível de ser aplicada e que, se bem conduzida, pode oferecer grandes resultados qualitativos à organização.

Reunião Diária da Qualidade.
A busca pela melhoria contínua e redução de custos da produção, via diminuição de retrabalhos, é, sem dúvida alguma, a meta dos departamentos de produção. Conforme Taguchi (1990, p. 31), “a qualidade e o custo de um produto são determinados em grande parte pelo seu projeto e pelo seu processo de fabricação,” sempre visando à meta principal de toda a organização, que é a de reduzir custos, mantendo a qualidade esperada pelos clientes, pois Juran (1992, p. 15) já afirmava que “aperfeiçoamento da qualidade é análogo à redução de custos”. Deve-se também considerar que ferramentas como o CEP (Controle Estatístico do Processo) e tantas outras, são certamente grandes aliadas no que diz respeito à identificação de falhas no processo produtivo.

Porém, é preciso muito mais do que identificar a falha e quantificar o prejuízo. Precisa-se identificar a causa e determinar um método de correção, visando eliminar sua repetição e ainda definir um ou mais responsáveis pelo acompanhamento das ações a serem tomadas. O material defeituoso será segregado, o grupo indicará o retrabalho necessário, escolherá o responsável pelo mesmo, e verificará se a qualidade final é compatível com a qualidade esperada na linha de produção, ou seja, um produto novo.

Para tanto, um mecanismo importante para estas tarefas é a Reunião Diária da Qualidade (RDQ), uma ferramenta simples que, a seguir, será descrita buscando fornecer uma compostura de atuação para as linhas de produção.

Os resultados esperados são melhoria contínua, treinamento, base de dados sobre as falhas e, principalmente, preocupação contínua com a qualidade. Deming (1990, p. 287) já havia percebido que “A qualidade não é fruto da inspeção, mas da melhoria do processo”.

Os processos envolvidos pela RDQ alcançarão suas metas de qualidade com pessoas treinadas e motivadas para a produção sem falhas, ou com um mínimo de falhas inerente ao processo produtivo.

Vantagens advindas da implantação da ferramenta.
Nota-se que é uma ferramenta simples, de baixo custo, o que é interessante, porém não despretensiosa.

A maior contribuição desta “reunião diária” é na postura esperada das pessoas envolvidas com o ganho correspondente aos assuntos da qualidade.

Para que esta ferramenta seja eficaz e produtiva, são necessários os seguintes requisitos básicos:

- Preparação prévia, planejamento de ação e atitudes,
- Convencimento e motivação,
- Trabalho em equipe,
- Assumir compromissos,
- Estabelecer e cumprir metas,
- Definir responsabilidades,
- Cobrar resultados,
- Estar focado na produção,
- Efetuar registros,
- Utilizar ferramentas de análise,
- Sincronia entre setores, e.
- Foco na resolução de problemas.
Com isso os envolvidos passarão a ter postura mais consciente sobre a qualidade do produto após a implantação, pois perceberão ser parte importante do processo.

Aplicando as ferramentas da qualidade existentes na organização, muito em breve começarão a serem questionadas, pois surgirão necessidades qualitativas maiores.

A utilização de métodos de análise de falhas, tais como:

- diagramas-espinha de peixe ou Ishikawa,
- gráficos de Pareto e,
- análises detalhadas de cartas de CEP.

Os métodos de convencimento do grupo durante a reunião, por si só, demonstram as vantagens didáticas desta ferramenta.

A trajetória esperada é começar a “rodar” o ciclo PDCA (Deming, 1990) na produção, resguardando-se as devidas proporções, porém com efeito benéfico óbvio.

Participantes.
Da Reunião Diária de Qualidade participam:

- Encarregado de produção (os envolvidos com as falhas do dia),
- Controle e ou garantia da qualidade,
- Planejamento,
- Estoque, e
- Outras áreas afetadas, (desenvolvimento, expedição, recepção de materiais).

Preparação.
Como tarefa individual de preparação para uma RDQ, espera-se que todos os integrantes efetuem levantamento das falhas do dia anterior e que verifiquem possíveis tomadas de ação dentro de sua área de influência (mais do que responsabilidade). Porém, ao representante da qualidade cabe, também, preparar os relatórios das ações tomadas nas reuniões anteriores e colocar em discussão seus resultados, bem como anotar as ações definidas no dia, o responsável e o prazo para resposta ao grupo. Com o decorrer do tempo, a tarefa de registrar os acontecimentos da reunião também será delegada a outros integrantes do grupo, na forma de rodízio.

Não se pode perder o foco que é o de manter a equipe motivada e envolvida em assuntos da produção e qualidade que, na verdade, é o mesmo assunto “produto”.

Reunião.
Nessa nova tarefa, os participantes devem começar com entusiasmo e convencidos de que somente a perseverança trará melhoria no desempenho. As reuniões diárias devem ser preferencialmente na linha de produção, ter duração predeterminada de no máximo 20 minutos e ocorrer de pé (sem cadeiras), num clima descontraído. A supervisão e gerências devem estar engajadas e ter conhecimento da filosofia e importância do método e até participar eventualmente, quando convidadas e/ou quando estiverem na produção. Os integrantes devem levar ao conhecimento de suas chefias os horários das reuniões e que estas ocorrerão diariamente, dando prioridade a reuniões diárias para depois participarem de outras convocações que se fizerem necessárias.

Resultados esperados.
Como resultado ter-se-á uma leitura diária da qualidade do produto e, principalmente, uma busca por ações concretas de melhoria contínua em todos os processos que estejam envolvidos direta ou indiretamente com a produção.
As anotações referentes às falhas encontradas e às ações a serem tomadas serão de grande valia quando de novas ocorrências, pois não se dependerá mais da memória e sim de documentos. A participação, nestas reuniões diárias, infundirá a idéia de continuidade na preocupação com a qualidade. Lembrando Feigenbaun (1994, p. 71), que diz “Todo produto ou serviço é realizado por um par de mãos humanas, portanto, a obtenção da qualidade depende da participação e apoio das pessoas”.

Tudo aquilo que pode ser aprendido, pode ser aperfeiçoado, desenvolvido e treinado.

Responsabilidades podem e devem ser delegadas ao pessoal da linha de produção que, ao fazer parte da reunião e acompanhar a busca da causa da falha, estará sendo treinado e, certamente, repassará o conhecimento adquirido.

Os cuidados relativos à implementação do ciclo PDCA (Plan=Planejar; Do=Fazer; Check=Checar e Action=Agir), no sentido horário, também têm muito a contribuir na implantação da RDQ.


Observem-se os pontos de risco do ciclo Deming (1990, p. 287) abaixo, fazendo uma correlação com os problemas prováveis na linha de produção:

- Não queime etapas. O método científico deve ser seguido dentro do raciocínio lógico natural.
- Observe as grandes barreiras. Dentre elas: a falta de tempo; a rotina normal; a falta de habilidade com ferramentas e a falta de habilidade para atuar como time.
- Cuidado com a tendência de adotar soluções prematuras sem base factual para suportá-las.
- Não use posições pré-concebidas: o que precisamos é...; nosso problema é falta de...; se tivéssemos...
- Pode-se trabalhar com sentimentos e opiniões, para ampliar o universo de observações.

Entretanto, decisões devem ser tomadas com base em fatos.

- Uma informação, para ser válida, deve ser composta de dados e fatos que a evidenciem. Dados isolados nem sempre se constituem em informações passíveis de serem utilizadas.
- Prepare-se para implementar as soluções. Busque acordo. Planeje e faça provisão de recursos. Teste antes de implementar.
- Registre todas as fases do método através de um histórico que possa sustentar uma apresentação para o grupo central, e gerar a conscientização das partes envolvidas. Mantenha o registro de tudo o que foi feito.
- Sistematize as atividades (torne-as padrão para a organização).
Ainda Deming (1990, p.3-4) propõe 14 pontos que devem ser considerados nas RDQ. Dentre eles, neste trabalho, destacam-se os de número 3, 5, 6, 7, 8, 9 e 10, pois estes são os pontos que identificam com a RDQ.

Os 14 pontos de Deming.
As RDQs podem contemplar até sete deles, conforme segue:

3) Terminar com a dependência da inspeção como via para a qualidade que não é fruto da inspeção, mas do aperfeiçoamento do processo.
5) Melhorar de uma forma constante e contínua cada processo ou serviço. A administração deve constantemente buscar novas formas de reduzir o desperdício e melhorar a qualidade.
6) Promover o treinamento constante (training on the job). É freqüente operários serem treinados por outros operários ou seguirem instruções ininteligíveis, o que não permite que efetuem suas tarefas adequadamente.
7) Encarar a liderança como algo com quem todos podem aprender. Liderar consiste em ajudar as pessoas a fazer um trabalho melhor e perceber, com métodos objetivos, quem tem necessidade de ajuda individual.
8) Destruir as barreiras entre os departamentos funcionais: Engenharia, produção, manutenção, compras, vendas, marketing, entre outros, devem trabalhar em equipe para a correção e prevenção de problemas.
9) Remover as barreiras do orgulho na execução. Deve-se remover barreiras entre operadores e o direito deles terem orgulho de seu trabalho, reconhecendo e elogiando o bom desempenho.
10) Criar um sólido e ambicioso programa de educação e retreinamento. Tanto a alta administração como os empregados deverão ser treinados e capacitados nos novos métodos, inclusive no trabalho em equipe e técnicas estatísticas.
Fica a idéia básica da filosofia de Deming e a Reunião Diária da Qualidade, cujo potencial está demonstrado nos itens acima.

Outros pontos de contato entre a RDQ e os grandes pensadores da qualidade.
O CCQ (Círculo de Controle da Qualidade), por conciliar os aspectos técnico e humano, responde às necessidades organizacionais e pessoais e se torna uma força transformadora para democratizar o conhecimento. O CCQ visa:

- Proporcionar o crescimento das pessoas, estimulando a máxima utilização do seu potencial;
- Respeitar a natureza humana e gerar um ambiente onde haja satisfação no trabalho;
- Contribuir para o fortalecimento da organização e desenvolvimento da sociedade;
- Reduzir custos e melhoria da produtividade.

Conceitos básicos:
Dentre os conceitos básicos deve-se observar:
- autodesenvolvimento,
- desenvolvimento mútuo,
- atividades voluntárias,
- atividades em grupo,
- participação de todos,
- uso de métodos e técnicas,
- criatividade, e
- consciência da qualidade, de problemas e de melhoramento.

Cuidados.
Os cuidados a serem tomados durante a RDQ, a fim de se obter maior eficiência na qualidade, são:
- Ouvir a opinião de todos e distribuir atividades para todo o grupo;
- Procurar ajuda de especialistas, se necessário; e
- Ter foco em metas.

Dados os pontos abordados acima, tem-se a certeza de que a reunião diária da qualidade é compatível com a melhoria contínua da qualidade.

Trilogia de Juran.
Juran (1992) defende que a gestão da qualidade se divide em três pontos fundamentais:
a) Melhoria da qualidade
- Reconhecer as necessidades de melhoria;
- Transformar as oportunidades de melhoria numa tarefa de todos os trabalhadores.
b) Planejamento da qualidade
- Transferir a liderança desses processos para o nível operacional.
c) Controle da qualidade
- Avaliar o nível de desempenho atual;
- Compará-lo com os objetivos fixados;
- Tomar medidas para reduzir a diferença entre o desempenho atual e o previsto.

É obvio que são buscados somente os pontos ou aspectos que tenham relacionamento direto com as RDQs, devendo a trilogia de Juran (1992) ser estudada muito profundamente pela alta administração. Porém, como força motivadora e de alta capacidade didática, a RDQ vem mais uma vez demonstrar seu potencial.

Conclusão
Diante dos estudos realizados, buscou-se um trabalho de reflexão sobre o papel da resolução de problemas na alavancagem da qualidade do produto.

Identificou-se uma ferramenta didática para a linha de produção com baixo custo e capacidade de modelar as mais diversas linhas de produção e, portanto, a diferentes produtos.

A resolução de problemas recupera a relação entre o saber fazer e o saber pensar, descobrindo uma metodologia eficaz, conduzindo a equipe a se qualificar e melhorando o processo continuamente.

Através deste estudo, concluiu-se que a Reunião Diária da Qualidade fornece elementos para os profissionais da qualidade perceber que são na realidade profissionais da produção.

Fazer corretamente da primeira vez, com baixo custo e velocidade compatível com o produto, isto sim é qualidade.


Referências
DEMING, W. E. (1990) - Qualidade: A Revolução da Administração. Marques - Saraiva. Rio de Janeiro.
FEIGENBAUM, A. V. (1994) - Controle da Qualidade Total. Makron Books. São Paulo.
FUNDAÇÃO PARA O PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE. (2004) - Excelência em gestão – a ferramenta da competitividade. FPNQ. São Paulo. Disponível em: <http://www.fpnq.org.br>.
JURAN, J. M. (1992) - A Qualidade Desde o Projeto. Pioneira. São Paulo.
MASING, W. (2002) - Custo da qualidade, não; corte despesas. Banas Qualidade.
PALADINI, E. (2004) - Gestão da Qualidade: Teoria e Prática. Segunda Edição. Atlas, S. Paulo.
TAGUCHI, G. (1990) - Engenharia da Qualidade em Sistemas de Produção. McGraw-Hill. São Paulo, p. 31.

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