Redução de Custos - Contrato Manutenção TI

 

VANTAGENS E ERROS EM TER UM CONTRATO DE SUPORTE, MANUTENÇÃO E SERVIÇOS DE TI

 

 

 

 

 Vantagens em Contrato de Manutenção em TI.

1. Redução de custos e pessoal: com um CONTRATO de MANUTENÇÃO não necessidade da contratação de um profissional em tempo integral o que por si só gera uma enorme economia em encargos e impostos e os demais custos de um funcionário.

2. Redução de custo com equipamento: equipamentos com MANUTENÇÃO preventiva adequada sofrem menos desgastes e, portanto tem sua vida útil ampliada.

3. Aumento de produtividade do operador: um equipamento em perfeitas condições oferece ao operador uma possibilidade de exercer sua função a plena capacidade, sem perder tempo com travadas esporádicas, lentidão, vírus e assim por diante.

4. Facilidade na solução de problemas: quando surge alguma dificuldade com seu equipamento não há necessidade de sair garimpando um técnico desconhecido, isso gera segurança.

5. Atendimento personalizado: o CONTRATO permite estreitar laços entre o técnico e a empresa o que acaba gerando uma saudável parceria e ao mesmo tempo uma relação de confiança o que por si só é um excelente ganho, alem de um atendimento rápido e eficiente.

6. Consultoria: dentre as diversas VANTAGENS de um CONTRATO esta é sem duvidas um grande beneficio, a consultoria fecha diversos gargalos. Por ex. na compra de equipamentos, o que é melhor?, O que é mais adequado? Na mudança de softwares ou layouts, enfim uma consultoria personalizada ajuda e muito.

7. Backup de equipamentos: quando um monitor ou uma CPU precisam parar para uma assistência mais complexa, como é bom ter um substituto. Ninguém precisa parar; novamente ganho de produtividade.

8. Restrição e controle: muitas empresas sofrem uma enorme perda de produtividade porque seus colaboradores passam horas no Orkut, MSN, emails pessoais, paginas de sexo, you tube e outras coisas que a pedido da empresa pode solucionar. Mais produtividade.

9. Orientação: uma serie de orientações são passadas visando um melhor uso e desempenho da maquina, evitando que o operador caia em pequenas armadilhas que podem danificar o software e até mesmo o próprio equipamento.

10. Rotinas de backup: aqueles que já perderam dados importantes sabem da importância desta ferramenta, existem centenas de usuários que teriam que passar dias ou até mesmo semanas para recuperar-se de um incidente com o banco de dados de sua maquina, isso se é que é possível recuperar.

Especialista diz que antes de adotar a estratégia de terceirizar soluções ou serviços de TI, os Gestores devem ter um plano estruturado com objetivo, escopo, investimento, benefícios, impactos e prazos.

 

 Gestores erram ao analisar os benefícios do outsourcing

Grande parte dos gestores de tecnologia opta pelo outsourcing de TI (do inglês, terceirização) ao pensar que isso tende a reduzir custos, aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, tende a facilitar a implementação de novos sistemas. Mas, será que todos os líderes de TI têm ideia de como, exatamente, alcançarão esses objetivos? Claro que não.

E, de acordo com o diretor da consultoria norte-americana especializada em contratos de terceirização Alsbridge, Shaw Fields, essa estratégia de passar toda a responsabilidade para o fornecedor é equivocada e pode gerar prejuízos à companhia contratante. Segundo ele, antes de adotar a terceirização, os gestores de tecnologia devem ter um plano estruturado com as metas que devem ser cumpridas para melhorar os benefícios da iniciativa.

Quem contrata serviços de terceirização deve especificar não só qual é seu objetivo principal – “uma redução de custos de 20%, em cinco anos”, por exemplo – como também quais as maneiras para atingi-lo.

“É fácil para um fornecedor prometer que diminuirá as despesas em um determinado intervalo de tempo, mas quando o cliente pergunta como isso será feito é que começa o problema”, diz Fields, que complementa: “Saber as etapas que deverão ser seguidas pelo prestador de serviços permite ao contratante avaliar se o objetivo final da iniciativa é factível e medir o comprometimento do parceiro ao longo do processo”.

Um planejamento estruturado do projeto de outsourcing é composto pelo conjunto de atividades que devem ser efetuadas para sua implementação – juntamente com as prioridades de ação e seus prazos de execução. Todo plano deve conter as seguintes informações:

Objetivo
Breve descrição do projeto. (Exemplo: redução de custos por meio de terceirização de TI).

Escopo
Listagem de quais áreas serão atingidas pelo projeto. (Exemplo: área de suporte - help desk - de TI).

 

Investimento
A estimativa de quanto deverá ser investido no projeto e quem serão os responsáveis por fazer tal investimento.

Benefícios
Descrição dos benefícios que a implementação do projeto deve gerar – em geral, expressado por meio do ROI (taxa de retorno sobre investimento) ou pelo índice de aumento de produtividade que as mudanças devem trazer.

Impacto
Descrição dos impactos que o projeto deve causar nos usuários finais da área a qual será terceirizada.

Prazos
Definição de quanto tempo a iniciativa deve levar para ser implementado e da data específica em que os trabalhos nesse sentido começarão.

Depois de especificadas essas fases, os projetos poderão ser divididos nas seguintes categorias:

A – contratante e fornecedor possuem informações suficientes para dar início aos trabalhos criando um planejamento do projeto, definindo investimento necessário e estimando seus benefícios.

B – cliente e prestador de serviços acreditam que o projeto beneficiará a companhia, porém não possuem dados suficientes para criar seu planejamento estruturado.

C – a ideia do cliente é vaga e, por isso, ele terá de estudá-la melhor para buscar alternativas no longo prazo.

Com exceção das iniciativas incluídas na última categoria, é preciso ressaltar que as informações descritas nos itens contidos no planejamento devem ser suficientemente detalhadas para que o contratante e o fornecedor tenham condições de avaliar as etapas do projeto e priorizá-las de acordo com a estratégia da companhia.

Os planos devem ser revistos periodicamente e é preciso determinar em contrato que, tanto cliente como fornecedor, estão comprometidos com o cumprimento das metas descritas no documento.