Redução de Custos - Dicas Práticas

Todas as empresas vivem o mesmo dilema: como gerar receitas mais do que suficientes para suportar os custos da sua atividade. As receitas dependem sobretudo do mercado.

Já os custos dependem sobretudo da própria empresa. Eis algumas dicas práticas para reduzir os gastos desnecessários que não criam valor para a sua empresa.

A gestão e o controle de custos assumem uma importância decisiva em todas as fases da vida da empresa. Uma das principais preocupações dos gestores ou empresários deve ser o de como pode ir eliminando custos que não acrescentam valor ao funcionamento da empresa. O segredo está na prevenção. Se fizer este esforço regularmente não terá decerto de fazer cortes mais drásticos quando tal for efetivamente necessário. Nestes casos haverá sempre o risco de cortar os «músculos» e não a «gordura». Seguem-se alguns conselhos práticos para controlar e reduzir os custos operacionais nos vários departamentos da sua empresa.

1. Custos gerais

Cultura

Crie uma cultura avessa ao desperdício na sua empresa. O líder da empresa deve sempre dar o exemplo. Se o líder gostar de ostentar riqueza, nas menores coisas, terá uma enorme dificuldade em exigir contenção de custos ao resto do pessoal. Os grandes líderes empresariais são, em regra, pessoas austeras nos gastos e avessas ao desperdício.

Imobilizado

No passado a criação de um negócio exigia um grande investimento inicial em equipamentos: compra ou aluguel de imóvel, imobilizado fixo, computadores, telecomunicações, etc. Hoje quase tudo o que precisa para pôr uma empresa a funcionar pode ser alugado. Em alguns casos os contratos (nomeadamente os de equipamento de escritório) abrangem a assistência, a manutenção e inclusivamente o upgrade dos equipamentos. Faça uma prospecção alargada e cuidadosa do mercado e negoceie detalhadamente este tipo de contratos.

Compras

Comprar em quantidade aumenta o seu poder negocial. Concentre as suas compras em fornecedores preferenciais e procure agrupar as aquisições dentro da sua empresa (e, se for pertinente, com potenciais parceiros de negócio). Compare regularmente os seus preços com os dos concorrentes. Aproveite as promoções e os descontos de quantidade. Resista à tentação do luxo, mas não se esqueça que, muitas vezes, o barato sai caro. Prefira sempre os produtos de marca registada. Seja você ou nomeie um responsável de sua absoluta confiança para se ocupar deste departamento onde é possível obter as mais poupanças. Crie um sistema rígido de autorizações para compras com maior volume em quantidade e preços.

2. Custos com o pessoal

Recrutamento

A melhor poupança que pode fazer nos custos com pessoal é ter redobradas cautelas no recrutamento. Não confie na sorte nem na existência de um «período experimental». Faça logo bem à primeira. Verifique, em primeiro lugar, se precisa efectivamente de recrutar. Em seguida, verifique se não internamente quem possa fazer esse lugar. Se ainda assim optar pelo recrutamento externo submeta os candidatos a testes rigorosos, quer a nível técnico, quer pessoal, antes de contratá-los. Se entender pertinente recorra aos especialistas.

Força de trabalho flexível

As empresas tenderão cada vez mais a ter menos pessoas no quadro e a recorrer mais a colaboradores externos. Também na gestão de pessoas o barato pode sair caro. Veja se é possível criar programas de trabalho em part-time e de tele-trabalho. Se tiver de reduzir inesperadamente a sua força de trabalho é necessário que esteja ao corrente dos trâmites legais de forma a evitar conflitos e despesas desnecessárias. Procure apoio jurídico.

Subcontratação

Há tarefas de gestão de pessoal que são estratégicas e devem ser conservadas dentro da empresa, mas há outras tarefas rotineiras que podem ser entregues fora. É o caso, por exemplo, do processamento de salários, cálculo de impostos, etc. A forma de pagamento de salários é outra das áreas onde é possível cortar despesas. Prefira pagar aos seus empregados via transferência bancária, libertando-se de papelada inútil. Considere a opção de subcontratar esta tarefa a uma empresa especializada e recorra a peritos em fiscalidade.

3. Custos de marketing

Publicidade

Aproveite as formas de publicidade gratuitas caso da divulgação da sua empresa na imprensa especializada. Recorra preferencialmente aos meios mais direccionados (por regiões ou por clientes) em vez das campanhas massivas e indiferenciadas de comunicação. Utilize canais de comunicação alternativos como o direct-mail ou o e-mail marketing. Se optar por campanhas mais ambiciosas assegure-se que os seus esforços de marketing são eficazes. Para isso é recomendável procurar o apoio de especialistas. Vale a pena investir no controle dos resultados de cada esforço de comunicação antes de iniciar uma nova campanha.

Marketing

Não ceda ao primeiro impulso. Faça anualmente um plano integrado de comunicações e reveja esse plano regularmente. Se precisar dos serviços de uma agência de publicidade, faça uma prospecção de mercado. Contacte também as empresas menores ou os profissionais em regime de free lancer e compare a relação qualidade versus preço. Faça estudos de mercado para perceber qual foi a eficácia dos seus esforços de marketing.

4. Custos financeiros

Serviços financeiros

A concorrência aumentou o poder negocial dos clientes. Vale mesmo a pena fazer auscultações regulares do mercado para verificar se está a usufruir dos melhores preços junto do setor bancário. Procure apoio de especialistas na negociação dos melhores contratos para aquisição de imóveis, equipamentos, frota automóvel, seguros, etc. Recorra ao factoring ao primeiro sinal de que o volume de créditos incobráveis pode asfixiar a tesouraria da sua empresa.

Política de financiamento

Sempre que for possível ou favorável amortize o capital a pagar, ou peça um refinanciamento da dívida para prazos mais dilatados. Siga atentamente a evolução das taxas de juro e veja até que ponto o seu banco as actualiza quando a diferença não lhe é favorável. Veja com especial atenção os detalhes dos contratos de financiamento, em particular, as comissões bancárias..

Procure formas alternativas de financiamento como o mercado de capitais ou o capital de risco.

Clientes e fornecedores

Reduza o número de fornecedores de modo a aumentar o seu poder negocial. Crie tabelas fixas de preços e de prazos de pagamento. Evite as negociações caso a caso que podem minar a sua credibilidade. Acautele e formalize as garantias de reembolso no caso de haver atrasos ou ineficácias no fornecimento. Do lado dos clientes prefira a qualidade à quantidade. Trate melhor quem compra mais e paga atempadamente. Verifique previamente o crédito do seu cliente antes de iniciar uma nova relação comercial. Analise o histórico das transacções e o grau de risco. Utilize modalidades contratuais que encorajem o pagamento a pronto.

5. Custos administrativos

Manual de procedimentos

Crie um manual interno o mais detalhado possível que explique qual a política da empresa ao nível de despesas com deslocações, despesas de representação, transportes, comunicações, etc. Esta política deverá incluir instruções claras quanto ao tipo de autorização exigida para cada despesa e quais os documentos justificativos a entregar. Esta é uma área da empresa em que faz sentido apostar na burocracia. Redigir normas claras e coerentes é o melhor passo para evitar os gastos desnecessários. Dê especial atenção à questão da segurança. Não poupen nos seguros contra o máximo de riscos.

Negociação de preços

Centralize os pedidos e negoceie os melhores preços com as companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguer de automóveis, agências de viagem, etc. No caso das telecomunicações, para voz e dados, aproveite a concorrência entre as operadoras para negociar o melhor contrato integrado. Peça sempre relatórios detalhados de consumo. No caso das comunicações móveis defina plaffonds de utilização consoante as necessidades e não os cargos.

Pequenos gastos

Esteja sempre atento a oportunidades de redução de pequenas despesas. Somadas podem revelar-se uma fortuna. Crie formas de auscultação interna sobre como poupar em despesas desnecessárias. Se envolver os colaboradores nesse esforço terá maiores garantias de êxito.

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