segunda-feira, 18 de julho de 2011

Redução de Custos - Orçamento Base Zero

Orçamento Base Zero (OBZ), é uma ferramenta de controle gerencial e estratégico que descentraliza as operações e ao mesmo tempo possibilita ao administrador um controle amplo de todos os gastos da empresa, tem como objetivo questionar a estrutura das despesas e custos, em busca de economias potenciais.





É uma “remontagem” da peça orçamentária, que parte da necessidade de justificar a existência de cada despesa ou programa. Funcionando como uma ferramenta de redução ou adaptação das despesas, prioriza a qualidade dos produtos e serviços, descartando assim algumas reduções consideradas como anti-qualidade. “O objetivo do Orçamento Base Zero é o de viver de acordo com os recursos disponíveis; e corresponde a um meio de analisar, reestruturar e eliminar despesas, programas e projetos não econômicos”(PREMCHAND; FMI, 1998).

Para se elaborar o OBZ é necessário estudar as despesas uma a uma, para identificar os possíveis excessos ou carências nos gastos de cada item. Não são aceitas programações orçamentárias baseadas em médias de gastos dos anos anteriores, é necessário analisar cada despesa, como ela é feita, quando é feita, elaborar premissas e designar responsáveis pelo gerenciamento da despesa, O OBZ é um orçamento baseado em cada uma das atividades, e envolve todos os colaboradores da empresa em seu processo de confecção; utilizando esses mesmos colaboradores como gerentes de contas; um “instrumento vivo” de gerenciamento que se adapta às novas tendências situacionais ou mercadológicas. Tendo como componentes básicos quatro princípios: planejamento, orçamento, implantação e controle, e depende de um esforço contínuo para melhorar as operações e a lucratividade. O Orçamento Base Zero dá ao administrador uma base de dados e de informação que permite localizar e resolver problemas com a máxima rapidez, e pode servir de base também para facilitar e auxiliar em auditorias internas.

 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO:
Para elaborar o orçamento é necessário primeiro realizar o planejamento. O planejamento nos diz o que queremos de fato fazer; e o orçamento nos diz quando vamos gastar para realizar o planejamento. Para termos um bom orçamento é necessário que o planejamento esteja muito bem feito, minimizando as possibilidades de erros e falhas.

Para se elaborar o planejamento poderemos optar por algumas maneiras de analisar, por exemplo: se a empresa vende mais do que a sua capacidade de produção, então poderemos optar em começar o planejamento pela capacidade de produção da fabrica, passando assim para análises de estoques de produto acabado para atender a demanda;

Normalmente se faz o orçamento pela previsão de vendas, como análises de novos clientes, metas, perspectivas de mercado, alavancagem de vendas, preços e concorrentes. Após essas análises passamos para o setor produtivo: capacidade instalada, produtividade, métodos, investimentos.

O orçamento é feito com base nos dados apurados no planejamento. Em uma segunda etapa passamos para levantamento de matéria prima, insumos, mão de obra, impostos, despesas administrativas, despesas financeiras, despesas diretas e indiretas de vendas, levantamentos de resultados projetados levando-se em conta o contas a receber, investimentos, capital de terceiros ou empréstimos. Depois de confeccionado o orçamento baseando-se nos dados acima poderemos optar pelos cortes orçamentários, optando primeiramente pela exclusão de planos não econômicos ou de pouco retorno ou pela exclusão de determinadas despesas.

Após o término do orçamento passaremos a uma das etapas mais importantes que é o acompanhamento e gerenciamento do orçamento.

“Nós não vivemos num mundo estático e, se quisermos trabalhar com eficácia, teremos que ser capazes de nos adaptar prontamente ao nosso ambiente em transformação. Como os procedimentos de planejamento e de orçamento geralmente constituem a mecânica de quaisquer ajustes operacionais principais da indústria e da administração pública, um procedimento de planejamento e orçamento eficaz tem que reagir e responder rapidamente para se ajustar às mudanças” (PYHRR, PETER A; INTERCIÊNCIA, 1981).

O PLANO DE CONTAS E A IMPLANTAÇÃO.
Podem ser necessários vários tipos de adaptações à metodologia para que ela possa ser implantada com sucesso. Entre elas a separação do plano de contas em três grandes grupos de contas, cada um com uma escala de prioridades; dando muita flexibilidade ao grupo de contas consideradas como custo de produção.

Os grupos de contas são separados como, por exemplo: despesas fixas e diretas, indiretas e variáveis e de produção. Dentro destes grupos são separados os pacotes de contas, que são agrupamentos de contas que têm finalidades parecidas, e esses pacotes são distribuídos aos funcionários para levantamento de dados, controle, confecção do orçamento e apresentação de sugestões para redução e/ou adequação de gastos.

PESSOAS, FACILIDADES E PROBLEMAS.
A qualificação e a participação da equipe serão muito importantes para obtenção dos resultados. No que diz respeito à equipe os fatores mais importantes são: capacidade, conhecimento, substitutos, relações humanas, polivalência, confiabilidade, resistência a mudanças e o comportamento.

Os maiores problemas encontrados na implantação do projeto será o desconhecimento do processo e a incerteza sobre todas as situações de mudanças.

Passado este primeiro impacto as despesas devem ser analisadas uma a uma, chegando-se a um diagnóstico dos fatores que influenciam em cada despesa e se possíveis adequar ou reduzi-las; estabelecer objetivos e traçar metas de controle.

O crescimento pessoal, profissional e a motivação da equipe são muito grandes, e os resultados são obtidos através do gerenciamento e das sugestões dos próprios colaboradores; que passarão a entender mais dos processos administrativos, financeiros, de custos e do processo produtivo.

Durante todo o processo de implantação, é possível avaliar as alterações de responsabilidade e de carga de trabalho e a reação da equipe às mudanças, que vier com o projeto do Orçamento Base Zero.
Pyhrr, Peter A. (1981) trata desse assunto quando diz: “De fato, se planejado de modo eficaz e se corretamente administrado, o Orçamento Base Zero pode realmente reduzir a carga de preparo do orçamento, melhorando, ao mesmo tempo, as decisões administrativas e a alocação de recursos”.

O maior receio dos funcionários é que este tipo de sistema de orçamentação pudesse acarretar uma carga de trabalho e de tempo muito grande, e que viesse a comprometer o trabalho de cada um no dia a dia; no entanto a implantação do Orçamento Base Zero prova que ao contrário do que se imagina este tipo de trabalho só traz benefícios à empresa, eliminando os gastos desnecessários, e esclarecendo os processos.

LISTAS DE PRIORIDADES
Para se chegar a um bom resultado deve ser elaborada uma lista de prioridades, por ordem de importância, onde constam os principais planos e projetos para o ano seguinte; esse plano deve estar muito bem detalhado e justificado nos mínimos detalhes. Nele deve conter exigências básicas como análises de custos, finalidades, alternativas, benefícios, e retorno. De acordo com Pyhrr, Peter A. (1981) “O processo de priorização é a listagem dos pacotes de decisão por ordem decrescente de importância para a organização, para que a administração possa alocar seus recursos determinando”:
Quanto devemos gastar?
E onde devemos gastar?
Após a elaboração deste plano é feito todo o processo de planejamento estratégico da empresa para o ano seguinte; Logo após é dado início ao processo de confecção do Orçamento, que será elaborado pelos próprios funcionários da empresa; posteriormente cada um desses colaboradores, intitulados “gerentes de pacotes” apresentarar o seu orçamento devidamente detalhado e justificado à diretoria da empresa. Durante esse processo, o histórico do ano anterior pode ser de vital importância, para que possa analisar as dispersões e identificar despesas altas e os motivos que levaram a estes gastos altos nos anos anteriores.

Após a confecção do Orçamento é feita uma “simulação dos resultados”; e após essa simulação será feito os últimos cortes e ajustes, e o orçamento será encaminhado para aprovação e apresentação à equipe.

RESISTÊNCIAS A MUDANÇAS
É importante ressaltar as dificuldades encontradas no primeiro momento de implantação do projeto e o receio perfeitamente normal em todas as empresas, que uma situação de mudança causa; especialmente quando ela envolve a empresa como um todo.

Mas também é importante ressaltar a maneira com que cada administrador e cada equipe reagem a tal situação de mudança, e como as organizações bem estruturadas se adaptam aos novos processos.

Ao final do processo podemos notar o engajamento da equipe no projeto e como o funcionamento da empresa ficou mais claro para a equipe; podemos dizer com certeza que cada membro da empresa conhece detalhadamente o orçamento da empresa para o ano em vigência, e que cada colaborador também conhece e entende os “pacotes” dos seus colegas, podendo colaborar com eles em informações e sugestões, tendo assim desenvolvido uma capacidade de questionamento, senso de responsabilidade e de trabalho em grupo muito grande, bem como a apresentação de melhores práticas e o cumprimento do planejamento da empresa.

O COMPORTAMENTO DA DIRETORIA
O comprometimento da diretoria é um dos fatores mais importantes na implantação de um projeto de controle orçamentário.

O Processo do Orçamento Base Zero dá a diretoria informações detalhadas sobre o funcionamento de cada despesa, chama a atenção para excessos, facilitando assim a tomada de decisões e a eliminação de despesas não necessárias. Cabe a diretoria da empresa aprovar as premissas, ou seja, as regras para alocação de gastos em contas, aprovar a lista de prioridades da empresa, eliminar projetos não econômicos, aprovar a lista de investimentos, aprovar e dirigir o planejamento estratégico, acompanhar as simulações de resultados e definir percentuais de cortes ou ajustes orçamentários.

RESULTADOS: REDUÇÕES NAS CONTAS DE DESPESAS
No que diz respeito às contas de despesas as maiores reduções podem vir nas seguintes contas: despesas internas com alimentação, serviços contratados, pessoal temporário, despesas com transportes, aluguéis, combustíveis, óleos e lubrificantes, pneus, despesas com diárias e viagens, despesas com publicidade e propaganda, doações, brindes, despesas com xerox, despesas com correio, material de escritório, mensalidades a clubes e entidades, água, energia elétrica, telefone, gás de cozinha, conservação e material de limpeza, etc...

A IMPORTÂNCIA DOS ACOMPANHAMENTOS
O planejamento tem que ser levado em conta sempre e as novas tendências tem que ser analisadas e implementadas.

Os acompanhamentos e lançamentos de gastos são feitos diariamente, os dados são disponibilizados em rede para que os gerentes de contas tenham acesso às despesas e possam controlar as suas contas com bastante atenção.

O Setor de compras está diretamente ligado ao processo de gerenciamento; é interessante desenvolver uma metodologia de acompanhamento e parceria entre os funcionários e o comprador da empresa. Geralmente o requisitante entra em contato com o gerente da conta antes de enviar a requisição de compras para o departamento de compras; justificando a necessidade da compra e verificando o orçamento. O respeito e o compartilhamento de informações é muito importante.

O comprador conhece o funcionamento da empresa e o orçamento detalhadamente, é constantemente procurado pelos gerentes de contas. Quando o comprador recebe alguma requisição que ele tem certeza que não se encontra no orçamento, o gerente da conta em questão é avisado; se a mesma estiver fora do orçamento, o gerente de conta entra em contato com o funcionário responsável pela requisição de compras, que é questionado sobre a necessidade e o motivo da solicitação de compras, após chegarem a uma decisão a compra é autorizada ou suspensa pelo gerente da conta.

É realizada uma reunião mensal de desvios orçamentários, onde são analisadas todas as dispersões entre o planejado e o realizado, o motivo e o plano de ação para evitar novos desvios e resolver os problemas. Durante essa reunião são apresentados os resultados, com reduções e aumentos, soluções, reclamações e principalmente sugestões de melhorias; onde a quipe unida chega a soluções para os problemas encontrados.

PRIORIZANDO A QUALIDADE
A preocupação com a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa é muito grande; por isso há necessidade de se analisar todas as despesas com critério e segurança de que não haja projetos e planos de cortes ou reduções, que coloquem em risco a qualidade.

Qualquer tipo de processo que vier a prejudicar algum item de qualidade não seria bem vindo e poderar trazer conseqüências e resultados desagradáveis para a empresa.

Todos os treinamentos feitos com os funcionários para gerenciamento de contas deixa bem claros a importância da qualidade no processo; e fazer com que os funcionários entendam a diferença entre possíveis economias vindas de adequações de processos ou de boas idéias e de economias prejudiciais.

CONSEQÜÊNCIAS DA NÃO EXECUÇÃO
Quando se implanta um projeto de controle orçamentário com as dimensões do OBZ, deve se ter em mente a importância dos controles e dos acompanhamentos.

Principalmente no que se refere ao fator: “gente”. Levando-se em conta que todos os resultados do projeto estão diretamente ligados ao comportamento da gerência e dos funcionários da empresa diante do projeto; e seu comprometimento com os resultados.

O resultado do projeto depende única e exclusivamente do comportamento da equipe, o processo do Orçamento Base Zero mexe com a estrutura e a cultura da organização, dando assim uma nova visão da empresa como um todo. É necessário tomar um cuidado muito grande para evitar conflitos e/ou resolvê-los com a máxima rapidez se os mesmos ocorrerem, e manter o ritmo de gerenciamento do projeto de maneira rigorosa, principalmente nos primeiros meses, todos esses fatores são de vital importância para o bom andamento do processo.

INFLUÊNCIAS EXTERNAS NOS GRUPOS DE CONTAS
Como em todos os processos de orçamentação é necessário que se façam revisões periódicas e também que o planejamento esteja constantemente sendo reavaliado durante o ano. Mudanças mercadológicas, operacionais, financeiras e estruturais são as mais comuns; no entanto é necessário ressaltar que a diretoria da empresa também pode influenciar diretamente no resultado e na execução do projeto.

O OBZ COMO MODELO DE GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Todos os resultados conseguidos com o orçamento base zero são de longe muito maiores do que as dificuldades encontradas durante a sua implantação.

O Orçamento Base Zero esclarece os processos dando a diretoria uma visão muito ampla do funcionamento da empresa.

E faz com que sejam possíveis adequações e melhorias em curto prazo, sendo possível assim coordenar as atividades, estabelecer premissas claras, acompanhar o planejamento, e o corte de processos não econômicos. É possível também identificar despesas grandes e formular um plano de ação para reduzi-las.

Utilizando os funcionários como gerentes de contas, conseguimos com que cada despesa, por menor que ela fosse tivesse uma atenção especial, conseguindo assim esclarecer e reduzir as despesas.

CONCLUSÃO
A implantação do Orçamento Base Zero nas empresas pode ser muito complexa devido às particularidades de alguns setores, que freqüentemente passa por mudanças repentinas; em alguns casos serão necessárias várias adaptações no projeto e no funcionamento da empresa para que o mesmo possa ser implementado.

Um dos maiores problemaspode ser no tempo necessário para implantar o projeto e o desconhecimento do processo, pois geralmente as pessoas esperam resultados muito rápidos, o que é praticamente impossível, visto que o processo de implantação do orçamento é complexo e de médio e longo prazo.

Porém, a participação da diretoria e dos funcionários da empresa, tanto da equipe administrativa quanto da equipe da produção, será muito importante para o sucesso do projeto. A participação de todos e a colaboração entre as áreas, é fundamental para os resultados.

Os objetivos com a implantação do OBZ Orçamento Base Zero é: a redução de custos e despesas, melhor alocação de recursos orçamentários, esclarecimento e adequação de processos produtivos e administrativos, e gerenciamento de gastos; a maior preocupação é de que devemos chegar a um resultado muito bom nas reduções de custos e despesas, sem colocarmos em risco a qualidade. E que todos os cortes, ajustes e novos processos devem ter como principio básico a qualidade, para não caímos no erro de reduzir custos e despesas e perder a qualidade.

Abaixo Link da Palestra Orçamento Base Zero no Endeavor Brasil -  Entenda e implemente 'Orçamento Base Zero' na sua empresa: mais planejamento, estrutura e profissionalismo, para o empreendedor que sonha grande e faz seus projetos decolarem.


Referências do Texto:
PREMCHAND, A. Temas e questões sobre a gestão da despesa pública. Revistado Serviço Público, a. 49, n. 2, abr./jun. 1998.


PYHRR, Peter. Orçamento base zero. Um instrumento administrativo prático para avaliação das despesas. Rio de Janeiro: Editora Interciência, 1981.



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