quarta-feira, 6 de julho de 2011

Redução de Custos - Padronização de Processos



A padronização é uma técnica que visa reduzir a variabilidade dos processos de trabalho, sem prejudicar a sua flexibilidade. Isso significa que os produtos e serviços devem atender as expectativas dos clientes de forma regular e ao menor custo possível.







Padronizar não significa perder criatividade e flexibilidade para atender as expectativas dos clientes, nem sujeitar os trabalhadores a rotinas monótonas e normas rígidas.

A padronização pode ser aplicada a um processo isolado ou a uma organização como um todo. A aplicação à organização como um todo traz os maiores benefícios e cria uma cultura de padronização.

Hoje, com a complexidade dos processos produtivos e gerenciais, mais do que nunca é necessário registrar de forma física e eletrônica a maneira de se trabalhar e introduzir formalmente o treinamento no trabalho.

Definimos o Procedimento Padrão como sendo:
 “Compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes pelas pessoas relacionadas com um determinado trabalho”.

Quem é o responsável pela padronização nas empresas? O “dono” do negócio é o grande responsável pela padronização das atividades das empresas, mas é necessário que todas as pessoas da organização pratiquem qualidade. E qualidade só se pratica quando temos processos padronizados e documentados para ter indicadores da eficácia dos sistemas.

A padronização deve ser vista dentro das organizações como algo que trará benefício para todos: diretores, executantes, fornecedores e clientes.

Os benefícios da padronização podem ser: 

Qualitativos, que permitem:

·  utilizar adequadamente os recursos (equipamentos, materiais e pessoas)
·  uniformizar a produção
·  facilitar o treinamento das pessoas, melhorando seu nível técnico
·  registrar o conhecimento tecnológico
·  salvaguardar o know-how da organização e
·  facilitar a contratação ou venda de tecnologia 

Quantitativos, que permitem:
  • reduzir o consumo de materiais
  • reduzir o desperdício
  • padronizar componentes
  • padronizar equipamentos
  • reduzir a variedade de produtos
  • aumentar a produtividade
  • melhorar a qualidade e
  • controlar processos.
Geralmente as empresas têm dificuldades na gestão da padronização de seus processos e atividades críticas. A seguir listamos 25 dicas que têm o intuito de auxiliá-los na eficácia deste processo:

1. A padronização deve seguir no mínimo três princípios básicos:

a. Menor quantidade - no início da implantação da padronização tendemos a padronizar tudo, porém, após algum tempo é desejável voltamos para o ponto inicial da padronização e pensarmos em reduzir o número de padrões.

A própria NBR ISO 9001:2008 define que a abrangência da documentação do sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido a três fatores: ao porte da organização e ao tipo de atividades, a complexidade dos processos e suas interações e à competência do pessoal.

Para definirmos quais processos padronizar, podemos usar a Matriz IR – GP

Onde:
IR = Impactos nos Resultados
GP = Ganho em padronizar (documentar) o processo

Eixo dos (y) - Impacto nos resultados (Insiginificante - Baixo - Médio - Alto)
Eixo dos (x) - Ganho em Padronizar (Insiginificante - Baixo - Médio - Alto)

Liste todos os processos da organização, classifique-os de acordo com os fatores IR e GP e posicionando na matriz. Promova então, a padronização para todos os processos que se posicionaram IR x GP / GP x IG (Médio x Alto ou Alto x Médio ou Alto x Alto).

b. Simplificação – ex.: normalmente o procedimento para se vestir uma gravata segue os seguintes passos: é necessário vestir a camisa, levantar a gola, ajustar a gravata e baixar a gola. Por que não vestir a camisa já com a gola levantada, simplificando assim, o processo?

c. Preservação da ordem interna, ou seja, cada um fazendo a sua parte.

2. Descentralizar o controle dos padrões. Podemos ter um escritório central para ver a organização como um todo e cada unidade controlando os seus próprios padrões. Uma célula para controlar todos os padrões é difícil. É necessário que cada unidade da organização tenha autonomia para controle.

3. Para que a unidade da organização tenha autonomia para o controle, é necessário que sua política para padronização esteja em harmonia com a política corporativa (autonomia).

4. É necessário que a organização tenha um documento estabelecendo o nível de controle (quem controla o que).

5. É necessário que se tenha um procedimento padrão para a emissão e controle dos padrões nas unidades da organização e cadastro no escritório central.

6. É necessária uma definição clara da periodicidade de revisão dos padrões. A revisão não necessariamente implica em alteração dos padrões.

7. É necessário que o escritório central audite periodicamente todos os padrões, avaliando-os quanto ao seu uso e eficácia.

8. É necessário se ter um padrão para definir a regra da descentralização.

9. As auditorias internas têm que estarem ajustadas à auditoria externa.

10. Nas auditorias internas é necessário se verificar o desempenho (resultado do processo padronizado). Se ficarmos só observando se o padrão “está conforme” ou “não está conforme”, a auditoria não vai trazer nenhum benefício para a organização.

11. O que padronizar? Todo o trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos de segurança e meio ambiente devem ser padronizado. Ou seja, todas as atividades críticas. A organização deve estabelecer uma regra para a definição de atividade ou tarefa crítica. A matriz IR – GP pode auxiliá-los neste processo.

12. Uma das ações para evitar a não observação dos procedimentos operacionais na organização é fazer uma “reunião” de confirmação dos padrões das tarefas críticas, antes de iniciar o trabalho.

13. Outra ação é a de acompanhar periodicamente a execução e avaliar o movimento corporal (diagnóstico técnico), pois o executante tem o conhecimento na cabeça, porém pode a parte física não acompanhar.

14. Os pontos-chave (pontos críticos) da operação devem ser realmente cumpridos para não gerar produtos ou serviços não conformes.

15. É necessário se verificar os resultados obtidos com os padrões.

16. Conteúdo mínimo dos padrões:

a. Objetivo do trabalho (resultado esperado) - “What to do”
b. Recursos (materiais, equipamentos, máquinas, etc.).
c. Cuidados de segurança e meio ambiente.
d. Seqüência operacional (método operacional dos pontos-críticos)
e. Verificação/registro do resultado e relatório, caso necessário.

17. Os itens ‘b” a “e” referem-se ao “how to do”

18. Com os itens mínimos definidos no padrão, promova o treinamento na tarefa (OJT) e após a validação do empregado para executar a atividade (o tempo para validação depende da complexidade do processo), delegue.

19. Para a delegação é necessário que sejam validados no treinamento o “what to do” e o “how to do”. Ou seja, autocontrole e auto-inspeção dos processos.

20. A redação dos padrões tem que ser acessível. De preferência que se tenha croqui, fotos, desenhos, etc. Ou seja, esteja na linguagem de que executará a atividade.

21. A verificação do trabalho é muito importante.

22. A padronização das atividades críticas e sua gestão é uma forma de todos os empregados participarem da administração da organização.

23. O serviço mais importante do supervisor é garantir que o empregado execute bem o seu trabalho.

24. Para que não haja falhas no processo e nem acidentes, é necessário treinamento para os recém admitidos, ou seja, passar por um período de 2 a 3 meses de treinamento antes de assumir o posto de trabalho. Não basta apenas a tradicional ambientação corporativa.

25. É necessário que se tenha um plano de desenvolvimento dos recém admitidos. Que seja estabelecido o que deve ser ensinado aos recém admitidos durante três anos iniciais.

Em suma, as 25 dicas servirão para que o sistema de padronização de sua organização cumpra a sua missão: a de manter o controle e ser base para a melhoria contínua..







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