Redução de Custos - Gestão de Estoque

Quanto mais se vender, teoricamente o ganho obtido será maior, torna-se estratégico para qualquer empresa o controle adequado de seus estoques, de forma a reduzir os custos gerados pela existência deles.

O ideal para as empresas seria efetuar as aquisições de estoques somente para atender aos pedidos de seus clientes e, assim, obter a redução dos custos envolvidos.

Infelizmente, a assim chamada entrega just in time (a tempo)  é muito difícil de obter, pois depende quase exclusivamente do fornecedor, e haverá situações em que este não cumprirá com o prazo estabelecido, afetando qualquer planejamento prévio que tenha sido feito por sua empresa.

Portanto, caso não esteja bem dimensionado seu volume de estoques, a empresa pode acabar por ficar sem produtos para atender seus processos fabris e/ou seus clientes ou mesmo, por outro lado, perder dinheiro com o encalhe desses estoques mal planejados.

É um sério risco, apesar de existirem técnicas que ajudam muito num dimensionamento adequado.

Responsável pelo sucesso das empreitadas militares desde os tempos antigos, a logística vem, modernamente, sendo uma valiosa aliada das empresas. Ela tornou-se parte primordial das relações comerciais globalizadas. Sua importância estratégica cresce a todo o momento e pode ser sentida em toda sua força, no dia-a-dia das cidades.

Imagine o esforço e dinheiro que são gastos diariamente no abastecimento da Grande São Paulo: Essa trabalheira toda envolve, só na capital, 200.000 caminhões! Esse volume enorme de veículos aumenta ainda mais o caótico trânsito da metrópole, e as entregas feitas por eles geralmente atrasam devido ao grande volume de tráfego. Para reduzir esses problemas, as empresas têm investido em tecnologia -- em especial em programas de computador responsáveis por traçar e cronometrar os roteiros das cargas.

Como a logística tem por missão a disponibilização nos seus respectivos locais de consumo, dos bens e serviços corretos, entregues em tempo hábil e na condição que o cliente deseja ao menor custo possível, é essencial entender que nenhuma empresa pode funcionar sem executar atividades logísticas e, portanto, reduzir custos nestas atividades é fundamental a fim de aumentar a competitividade do negócio.

Levando-se em conta que no custo total da logística há três atividades denominadas primárias, que contribuem com a maior parcela desse custo, os esforços para redução dos valores gastos e otimização das atividades devem ocorrer preferencialmente nelas:

Custos de transportes: como não existem operações de empresas sem deslocamentos de materiais (incluindo aí os produtos acabados) e pessoas, percebe-se não só a importância desse custo, como também seu peso (de 1/3 a 2/3) no custo logístico total. Para minimizar os gastos nesta atividade, é importante escolher o modal mais adequado (por exemplo: rodoviário, ferroviário, aeroviário, hidroviário, correio, couriers etc.), com a melhor relação custo x benefício, observando sempre os tempos de deslocamento, os melhores roteiros e os volumes que serão transportados;

Custos de manutenção dos estoques, já comentados anteriormente neste artigo;

Custos de processamento de pedidos: apesar de seu valor ser pequeno, quando comparado com os custos anteriores, o processamento de pedidos é fundamental na questão da qualidade e rapidez no atendimento aos clientes.

Portanto, ao administrarmos de forma adequada nossos estoques e a logística empregada nos processos de compra e venda, algumas das etapas mais importantes na gestão do negócio estarão asseguradas.

Faça-se e responda as perguntas abaixo sobre os estoques:

 
1) Existe uma política de estoque formal na sua empresa?
2) Existem parâmetros para o ressuprimento dos estoques ou níveis mínimos e máximos?
3) Os parâmetros foram calculados a partir de conceitos estatísticos ou definidos com base no feeling?
4) A empresa utiliza conceitos ABC na gestão dos estoques?
5) Lead-times são constantemente revisados e questionados?
6) Além do controle administrativo, existe alguma ferramenta in-loco como o sistema kanban?
7) Existe um monitoramento dos no movers e slow movers?
8) O lançamento de novos produtos respeita o processo de phase-in / phase-out?
9) As rupturas são frequentes e representativas?
10) Existem indicadores para o monitoramento dos níveis de estoques?
11) A sua empresa tem trabalhado no sentido de minimizar os impactos de erros na previsão de vendas sobre o nível dos estoques?

Gestão de Estoques

“Hoje, sabemos que uma empresa em destaque, pronta para enfrentar fortemente a concorrência do mercado – além de trazer à tona os problemas de todo o ciclo produtivo. Outra vantagem da gestão eficiente é possibilitar ajustes eficazes em seu processo, resultante em redução de custo e economia nas aquisições. O estoque tem efeito impactante no êxito das empresas. Um dos motivos é o alto volume de dinheiro empregado”. (MOURA)

Com base nisso, pode-se refletir sobre a influência de uma excelente gestão de estoques para o sucesso de uma empresa.

O primeiro e mais importante passo a ser dado por qualquer organização é o equilíbrio no que se refere às políticas de estoques. Gaither comenta que sempre haverá pontos de vista conflitantes entre os diversos departamentos de uma empresa com relação ao estoque. Para que não sejam criadas metas conflitantes (metas de venda muito superiores à capacidade gerada pelo nível de estoques, por exemplo) é fundamental que haja negociações e concessões na gestão de estoques.

Além disso, para tornar a gestão de estoques eficaz, é vital que o gestor tenha acesso a informações abrangentes e de qualidade relativas a todas as áreas envolvidas. As áreas relativas ao gerenciamento de estoques, conforme mostra a figura 1, são:

• Compras;

• Acompanhamento;

• Gestão de armazenagem;

• Planejamento;

• Controle de produção;

• Gestão de distribuição física.

Figura 1: Atuação do Gestor de Estoques

FONTE: MOURA, página 2.

Há alguns anos, acreditava-se que um bom gerenciamento de estoques era aquele em que os itens eram alocados em volume muito superior ao utilizado, favorecendo a segurança de não faltar peças / componentes e matérias-primas para o perfeito fluxo diário de produção.

Atualmente, sabe-se que isto é um engano. Estoques, como parte do ativo circulante da empresa, representam recursos que estão aguardando para se transformar em caixa. Ou seja, estoques representam dinheiro parado. E mais, dinheiro cuja liquidez foi reduzida e o risco de obsolescência gerado.

Dentro do novo enfoque, os gestores de estoques e/ou almoxarifes não mais apenas recebem ordens de compra e distribuem os itens em prateleiras.

Nesta abordagem, os responsáveis passam a ser conhecedores da trajetória de aquisições, a saber, onde os itens são utilizados, qual a duração do ciclo de sua produção, em quanto tempo eles são depositados na expedição, entre outras informações pertinentes à atividade de gerenciamento.

Segundo Moura, os estoques impulsionam, de forma correta ou não, a vida de uma empresa, e “seu perfeito gerenciamento é o que viabiliza a empresa de se tornar competitiva”. (MOURA).

Dimensionamento de Estoques

De forma geral, os gestores de estoque definem as políticas de estoques observando diversos aspectos, dentre eles:

• Metas da empresa quanto ao tempo gasto para atendimento ao cliente, em relação a produtos e serviços;

• Definição da rotatividade dos estoques;

• Definição do espaço a ser utilizado (Central de Distribuição, sites, depósitos, armazéns, etc.) e a lista de materiais a serem estocados;

• Qual a quantidade satisfatória para se manter em estoque atendendo a flutuação na demanda (alteração no consumo);

• Ponto de equilíbrio entre comprar antecipadamente para não correr risco de falta ou comprar em grande quantidade para usufruir descontos.

“Para gerir com eficiência os estoques de uma organização, é necessário conhecer o capital investido, a disponibilidade do estoque existente, o custo incorrido” (MOURA), o lead-time, e a demanda / consumo. Somente com base no conhecimento destas informações é possível que seja desenvolvido um planejamento consistente com e consciente das necessidades da organização, evitando assim desperdícios de recursos financeiros e reduzindo o risco de não atendimento da demanda.

Para ilustrar o impacto dos estoques sobre o lucro da empresa, é pertinente dimensioná-los no índice de retorno de capital:

RC = LUCRO = LUCRO x VENDA

            CAPITAL   VENDA    CAPITAL

O surgimento de estoques, independente de seu tipo – matérias-primas, componentes ou produtos acabados – e volume, tem aspectos positivos e negativos, conforme apontado por Gaither.

O autor cita como justificativas para manter estoques:

• Custos de emissão do pedido: cada vez que um lote de matéria-prima é comprado de um fornecedor, surge um custo para que o pedido de compra seja processado, expedido, os registros contábeis feitos e o pedido recebido no armazém;

• Custos de stockout: cada vez que se fica sem estoques de matérias primas ou bens acabados, pode-se incorrer em custos. Em termos de estoque de bens acabados, os custos de stockout podem incluir vendas perdidas e clientes insatisfeitos (algo muito difícil de ser quantificado financeiramente);

• Custos de aquisição: para materiais comprados, pedir lotes maiores pode aumentar os estoques de matérias-primas, mas os custos unitários podem ser menores por causa dos descontos por quantidade e dos menores custos de frete e manuseio de materiais;

• Custos da qualidade na partida (start up): quando se inicia pela primeira vez um lote de produção, o risco de produtos defeituosos é grande.

Já como pontos negativos à manutenção de estoques, Gaither apresenta:

• Custo de manutenção de estoques: juros sobre a dívida, juros de renda não auferida, aluguel de armazém, resfriamento, aquecimento, iluminação, limpeza, conserto, proteção, embarque, recebimento, manuseio de materiais, impostos, seguro e administração são alguns dos custos em que se incorre para segurar, financiar, armazenar, manusear e administrar estoques maiores;

• Custos de receptividade do cliente: grandes estoques em processo obstruem os sistemas de produção. O tempo necessário para produzir e receber pedidos dos clientes é aumentado, e nossa capacidade para reagir às mudanças nos pedidos dos clientes diminui;

• Custos para coordenar a produção: uma vez que grandes estoques obstruem o processo de produção, mais pessoas são necessárias para desembaraçar engarrafamentos, resolver problemas de produção relacionados com o congestionamento e coordenar programas;

• Custos de redução do retorno sobre o investimento (ROI): estoques são ativos, e grandes estoques reduzem o retorno sobre o investimento. Um reduzido retorno sobre o investimento se soma aos custos financeiros da empresa ao elevar as taxas de juros sobre a dívida e reduzir os preços das ações;

• Custos da capacidade reduzida: estoques representam uma forma de desperdício. Materiais perdidos, guardados e produzidos antes que sejam necessários desperdiçam capacidade de produção;

• Custos da qualidade de lotes grandes: produzir grandes lotes de produção resulta em grandes estoques. Em raras ocasiões, algo sai errado e uma grande parte de um lote de produção tem defeitos. Nessas situações, tamanhos de lote menores podem reduzir o número de produtos com defeito;

• Custos de problemas de produção: estoques em processo mais elevados camuflam os problemas de produção subjacentes. Problemas como quebras de máquina, má qualidade de produto e escassez de materiais nunca são resolvidos.

Ainda que diversos aspectos estejam relacionados ao nível de atendimento ao cliente ou à sua satisfação com o atendimento recebido, todos eles podem ser encarados como custos. Esta abordagem, utilizada por toda a literatura pesquisada, viabiliza análises comparativas, no sentido de que todas as questões envolvidas na gestão de estoques são quantificados financeiramente.

Menores estoques trarão ainda resultados positivos disseminados em diferentes áreas:

- menos espaço requerido, logo um armazém menor e mais limpo;
- menos manutenção e manuseio, diminuindo probabilidade de quebras e avarias, e ainda menos gastos com pessoal;
- menor obsolescência, giro mais rápido, estoques mais novos;
- menos riscos frente às flutuações de preços, para citar algumas vantagens.

No entanto, antes de gastar mais dinheiro em algo que deveria economizar dinheiro, comece pelo simples. Reconecte-se com seus clientes, conhecendo suas práticas de estocagem e de compras, e os influenciando para adaptarem-se àquilo que lhe convém, com frequência, frete, preços diferenciados. Com custo quase nulo, pode surtir efeitos muito interessantes. Focando nestes itens, você poderá diminuir os estoques mantidos, melhorar o fluxo de produtos e com isso diminuir seus custos de operação e aumentar o capital circulante.