terça-feira, 1 de novembro de 2011

Redução de Custos - Comunicação Unificada


Um sistema de Comunicações Unificadas fornece entre outras coisas, informações em tempo real sobre o estado e a disponibilidade de pessoas com quem você deseja entrar em contato e permite que as decisões (automatizados ou não) sobre as melhores formas de fazer esse contato.


Que o usuário vê é um conjunto de aplicativos de desktop, que mostram listas de contatos pré-definidos com informações sobre disponibilidade e todas as comunicações que pretende manter a pessoa em uma única caixa de entrada (fax, e-mail, correio de voz, sms, chamadas, chamada de vídeo, chat ...).

Sistemas de Comunicações Unificadas, atendendo assim todos os meios usados ​​de maneira que são acessíveis a partir de aplicativos no PC e ser enviado para qualquer dispositivo, como permitir que uma mensagem de voz e-mail ou fax é enviado para o usuário em questão, seu e-mail e seu dispositivo móvel. Desta forma as informações estão disponíveis através de qualquer dispositivo ou equipamento utilizado por uma pessoa. Ser capaz de lidar com faxes, SMS ou correio de voz a partir do e-mail e adicioná-los aos processos de fluxo de trabalho, podemos otimizar os processos de negócio de qualquer empresa.

Dispensável será dizer que se um simples "clique", podemos fazer uma chamada de vídeo, documentos de desktop partes ou ter uma reunião virtual com múltiplos participantes em diferentes países, simplificar muito a vida de um monte de executivos. 

A capacidade de executar essas operações a partir do terminal de usuário a ele (ou sua empresa) e escolher o lugar que os interesses que você encontra em cada momento, é o que nos permite garantir que temos uma ferramenta flexível que nos permite reduzir custos de negócios e abre a porta para o conceito eterno do teletrabalho. 

Dispositivos Suportados

As soluções de comunicações unificadas, suportam vários dispositivos e aplicações, de modo a fazer uma integração abrangente dos vários equipamentos de comunicação.
  • Sistemas telefónicos de secretária
  • Sistemas PBX e IP-PBX legados
  • Voice mail
  • Faxes
  • Ferramentas de produtividade
    • Aplicações Microsoft Office
    • Correio Electrónico
    • Mensagem Instantânea
    • Calendários
    • Dispositivos suportados pelo Windows Mobile

Ferramenta de comunicação completa

A integração dos vários equipamentos de comunicação e soluções de produtividade atualmente à disposição das empresas e dos seus profissionais, permite criar uma ferramenta de comunicação de alta produtividade com:
  • Serviço telefónico VoIP
  • Correio electrónico
  • Videoconferências e conferências de áudio
  • Voice mail
  • Detecção de presença e informações de contato
  • Faxes
·         Mensagem Instantânea
·         Calendários
Eficácia
Na maioria das empresas tendem a viver mais sistemas de comunicação independentes, às vezes integrados uns com os outros, outros são simplesmente para que todos possam desempenhar a sua função. Esta soma de tecnologias geralmente provoca perda de ineficiência, de informação e, consequentemente, perda de tempo. Não ter um sistema de comunicações unificadas podem se traduzir em problemas que afetam diretamente a produtividade. 

É claro, o uso dessas tecnologias envolve mudanças na forma de trabalhar e essas mudanças são mais difíceis de entender com o aumento da experiência da embreagem nas tecnologias mais antigas, mas como toda mudança, mais que tomamos para implementá-lo, mais dinheiro estamos perdendo. Vinte anos atrás, poucos usavam e-mail, agora é inconcebível sem ele. Comunicações Unificadas será por algum tempo tão comum como uma ferramenta de e-mail e ninguém vai falar sobre eles.
Vantagem
Falando de vendas de Comunicação Unificada é complicado quando você tê-los assimilado como parte de seu trabalho e sua vida, como também ambos coexistiram. Se o meu filho fica ruim, a partir do telefone celular que eu posso enviar um pedido de fax esperando no escritório do médico, ou escutar um correio de voz que me resta no meu trabalho e ver quem está disponível para realizar alguns passos. Portanto, a velocidade com a qual eu posso gerir o meu trabalho enquanto ser fisicamente no final é na minha maneira de trabalhar e na minha vida.
Poupança de custos
É difícil avaliar a curto prazo, mas vamos tentar quantificar coisas como aumento da produtividade, a economia em viagens, redução de custos de telefone, gerenciamento de sistemas, reuniões virtuais, reduzindo o tempo de fechamento de negócios através de fluxo de documentos entre todos os participantes, sejam ou não da empresa. Medição destes indicadores antes e depois da implementação desses sistemas pode nos dar a resposta a esta pergunta.
Fácil de implementar?
Depende ... Um sistema unificado irá comunicar baseado na tecnologia. A base para esta tecnologia é um bom sistema de telefonia (IP), terminais de bem com os sistemas operacionais atuais (PC, laptops, celulares...) e escolher a solução certa de acordo com as necessidades de cada empresa. 

Razões para sua empresa investir em Comunicação Unificada, segundo os especialistas.

Redução de custos no longo prazo.

Implementar uma estratégia de Comunicação Unificada requer planejamento, investimentos em novos equipamentos, e uma configuração considerável, mas o resultado final será a redução de custos de gestão, bem como dos serviços de telefone, fax, videoconferência, mensagens instantâneas e assim por diante. Com todos eles correndo em sua conexão de Internet, você pode precisar de pipeline de dados mais rápido e confiável que, porém, custará menos do que vários números de telefone e linhas de fax.

É mais fácil para a equipe de TI manter funcionando um único sistema.

Com as comunicações unificadas, normalmente você gerenciará sistemas através de uma única interface. Ao invés de monitoramento de sistemas múltiplos, há apenas uma para controlar. Da mesma forma, uma vez que todas as comunicações estarão executando através da Internet, você não terá que diagnosticar e ter que distinguir entre problemas de uma rede de dados ou telefone – ou ainda se preocupar com obscuros equipamentos de telefonia.

Usuários gastam menos tempo lidando com programas separados.

Embora os usuários precisem de treinamento, acessar toda a correspondência em uma caixa de entrada irá tornar sua vida mais fácil. Por exemplo, em vez de abrir um e-mail, imprimir os resultados e enviar fax de pedido de compras para um fornecedor, ele pode imprimir a mensagem diretamente pelo servidor de fax. Eles ainda serão capazes de ouvir mensagens de voz em qualquer computador e transmiti-los para outros membros da equipe tão facilmente como encaminhar um e-mail.

Facilidade para fazer backups e arquivar.

Diante das várias exigências para assegurar que e-mails, mensagens instantâneas e faxes sejam armazenados de forma segura, um sistema de backup e arquivamento é essencial. O sistema de comunicações unificadas permite configurar  uma única solução para fazer a cópia de todos os arquivos.

Os usuários ganham agilidade.
 
Como os usuários podem acessar um sistema de comunicação unificada via web, eles podem trabalhar a partir de sua mesa, do smartphone, de um dispositivo sem fio e, praticamente, de qualquer computador. Eles poderão alcançar os membros da equipe se estes estiverem trabalhando em casa, na estrada, ou visitando um cliente.

 

Conclusão

A implementação de comunicações unificadas exige pesquisa, planejamento, esforço e treinamento, mas, realizada com cuidado. Os avanços na integração de dados e sistemas de voz, bem como de interfaces de gerenciamento, torna a Comunicação Unificada cada vez mais atraente. Segundo os especialistas, a tecnologia bem implementada, pode trazer resultado.

Há vários fornecedores atuando nessa área, como Skype, AT&T,  Microsoft, Cisco, Alcatel Lucent, Nokia Siemens, Avaya e etc. As operadoras de telefonia também estão explorando esse mercado com ofertas de soluções em cloud computing. As sinergias entre todas estas soluções são possíveis, embora a integração total de toda a engenharia é uma tarefa que requer amplo conhecimento dos sistemas de telefonia. 

Com essa tecnologia, os funcionários podem ouvir mensagens de voz, responder e-mails, ler posts no Twitter ou no Facebook, enviar e receber fax, e participar de conferências de vídeo a partir de uma única aplicação, seja no escritório ou na estrada.


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