Redução de Custos - Gestão Processos

Tenho observado em inúmeras empresas, que a maior parte delas não tem noção clara de como funcionam seus processos e seu impacto na lucratividade, na qualidade, na produtividade, e em outros fatores que determinam o sucesso do negócio.

Em um ambiente aonde o preço já vem definido pelo mercado, a única margem de manobra para assegurar a lucratividade necessária ao crescimento ou no mínimo à sobrevivência de uma empresa, está na redução dos custos. E é aí que mora o perigo. Muitas empresas se lançam na aventura de reduzir seus custos sem levar em conta as consequências de soluções mal pensadas. Medidas que deveriam servir para assegurar sua permanência no mercado, podem muitas vezes, ser ineficazes ou mesmo representar o fim de um negócio, pois “reduzir custos a qualquer custo pode custar caro, muito caro”.

É comum encontrarmos executivos empenhados em controlar processos de apuração de custos, mas sem controle adequado sobre os processos de produção, administrativos, financeiros, comerciais e outros, que são as verdadeiras fontes de custos de uma organização. Improvisam soluções e estressam suas equipes na busca infindável por resultados.

Muitas empresas sobrevivem por pura sorte, encontramos empresas onde apenas um ou dois produtos bancam muitas vezes uma extensa linha de outros produtos cuja produção é mantida por vaidade ou ignorância.

Isto ocorre porque decisões não são tomadas com base em dados, são empresas que não medem o desempenho de seus processos por meio de indicadores confiáveis prevalecendo a intuição, que não deve ser desprezada, mas que sozinha, não é suficiente para justificar decisões importantes.

Gerenciar de maneira eficaz todos os processos de uma organização significa conhecê-los, mapeá-los, estabelecer os fluxos das atividades, identificar seus “donos”, saber como eles se interagem, dando-lhes uma abordagem sistêmica, isto é, conhecendo exatamente como cada processo influencia os resultados dos outros processos, monitorando e intervindo constantemente, mantendo a atenção concentrada nos sinais de desempenho insatisfatórios.

Gerenciar também é ajustar processos quando necessário, identificar e eliminar gargalos, é redefinir e redesenhar processos e principalmente, ser disciplinado na execução dos padrões, que não devem engessar a empresa, mas serem suficientemente flexíveis para incorporar as inovações que se mostrarem necessárias.

Para isto é necessário implementar um projeto, que envolva reflexão, treinamento, conscientização e reeducação das pessoas, comprometimento, agilidade e paciência dos empresários para a obtenção das mudanças necessárias.

Seja para informatizar seus sistemas de gestão ou até mesmo para adotar a filosofia do Custeio Baseado em Atividades ou ABC (Activity Based Costing) é fundamental que os processos estejam bem definidos com suas atividades devidamente identificadas e mapeadas.

Portanto, todo dia é dia de redução de custos por meio da melhoria da eficácia e eficiência dos processos, resultando em mais qualidade, maior produtividade, redução do desperdício, aumento da satisfação de clientes, cumprimento de prazos, melhor aproveitamento de recursos produtivos, do tempo, dos talentos, onde reduzir custos não é uma aventura, mas um projeto consistente e bem amparado na gestão eficaz dos processos.