quinta-feira, 20 de setembro de 2012

Redução de Custos - Cartões de Compras

O uso de cartões de compra para agilizar o processo de compra
Embora os cartões de compra (ou cartões de crédito corporativos) não são novidade no mundo dos negócios, muitos podem não estar cientes de que eles representam um método eficaz de racionalizar uma das organizações processo de compra para ajudar a reduzir os custos de ambos enquanto capacitar equipe de aquisição para se concentrar em adicionar valor atividade. 




Para muitas organizações um fornecedor típico gastar perfil pode ser semelhante ao diagrama abaixo - no exemplo, um grande número de fornecedores tenham uma gastam menos de $ 1000 por ano - enquanto a primeira vista isso pode não trazer muita preocupação, quando se leva em conta a custo de processamento de transações (que pode ser mais de $ 200) ele merece uma investigação mais aprofundada. As empresas muitas vezes diferenciar entre mercadorias de missão crítica (por exemplo, materiais de produção) e outros não crítica de papelaria, por exemplo, itens. Esses itens não críticos são susceptíveis de ser um risco relativamente baixo, em tanto que eles não necessitam de termos e condições complexas, especificações ou processos de encomenda, no entanto muitas organizações utilizam processos idênticos para essas operações como fariam para um pedaço de milhões de dólares de material de produção. 



Muitas organizações utilizam cartões de compras para a gestão de viagens e despesas, neste caso, cartões de compras representam um substituto eficaz para os processos de fundo de maneio. No entanto, isto representa apenas uma parte do valor baixo de uma organização gastar. Risco normalmente baixo e transações de compras de baixo valor representa um excelente alvo para compra de cartões que podem remover o custo da burocracia e administração, enquanto funcionários de habilitação. 

Processo
Com a remoção da típica via de aquisição, o processo de compra é simplificado com a remoção dos passos tradicionais de compra de encomendas e aprovações. Requisitos são capazes de ser canalizado através de rotas mais rentáveis. Um processo típico de compra do cartão é mostrado abaixo - de particular interesse para a empresa de origem é a informação que é fornecida pelo banco. 



As informações que podem ser fornecidas pelo banco na forma de uma declaração (geralmente eletrônico) podem ser extremamente úteis para departamentos de compras. Há vários níveis de dados que são fornecidos a partir do Nível 1 de dados, que é a informação da transação básica, Nível 2 de dados - informações fiscais mais detalhada para o Nível 3, que inclui todos os dados normalmente associados com uma fatura códigos item por exemplo, descrições, unidade de medida. 

Embora o nível de informação fornecida depende da capacidade dos fornecedores para transmitir dados (que normalmente é dependente do volume de transações anuais) todos os dados é útil, pois permite a organização de compras para rever gastar em uma base individual. Quando os dados forem combinadas com um sistema de gestão de transações (utilizado para o processamento e codificação de transações) os dados se torna ainda mais útil, uma vez que pode ser usado para fornecer perfis das organizações de passar permitindo equipas de compra a avaliar: 

1 / Áreas de passar dentro da empresa a nível individual
2 / Passe on / off contrato
3 / Oportunidades para programas de gerenciamento de fornecedores 

Uma preocupação que as organizações têm de compra é a forma de garantir a compra de o cartão gastar restos on-contrato. Os funcionários podem ser incentivados a usar fornecedores por incorporação de um cartão de compras com o comerciante (um cartão de apresentação) e, em seguida, aconselhando o pessoal do negócio do grupo e de mecanismos apropriados de ordenação de dados - instrução pode então ser analisada (por pessoa) para capturar gastar fora corretiva contrato apropriada ações podem, então, ser instigado. Outra preocupação comum é que os sistemas de cartões pode ser aberto a abusos, cartões de compras são um equilíbrio de riscos e controle -, enquanto processos de compra pode ser melhorado, os riscos permanecem de que os cartões podem ser aberta ao abuso - as organizações precisam garantir que os limites e controles ( através de restrições comerciais tipo e passam dos limites) estão no local e a emissão de cartões é amarrado em um processo de pessoal adequado (por exemplo, pessoal pode ser demitido se os cartões são abusados). 

Enquanto existem benefícios para a empresa que opera o sistema de cartões também há benefícios para os fornecedores cartões aceitando. Prazos de pagamento são certamente melhorou proeminente com pagamentos, tendo em torno de quatro dias em vez de um ciclo típico empresa de pagamento - economia também pode ser feita com a necessidade de faturas removida e o impacto associado, em contas a receber. 

Em resumo, os sistemas de cartões de compra podem ajudar a remover a burocracia de processos de compra, enquanto capacitar pessoal e melhoria da gestão da informação. Em geral sistemas requerem uma administração apropriada (e beneficiar de uma equipa de gestão) e as organizações devem considerar controles apropriados. Através de melhorias de processo, sistemas de cartões podem trazer benefícios financeiros significativos para as organizações e sem surpresa esses regimes estão se tornando cada vez mais comum em ambas as instituições públicas e privadas.

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