Embora os
cartões de compra (ou cartões de crédito corporativos) não são novidade no
mundo dos negócios, muitos podem não estar cientes de que eles representam um
método eficaz de racionalizar uma das organizações processo de compra para
ajudar a reduzir os custos de ambos enquanto capacitar equipe de aquisição para
se concentrar em adicionar valor atividade.
Para muitas
organizações um fornecedor típico gastar perfil pode ser semelhante ao diagrama
abaixo - no exemplo, um grande número de fornecedores tenham uma gastam menos
de $ 1000 por ano - enquanto a primeira vista isso pode não trazer muita
preocupação, quando se leva em conta a custo de processamento de transações
(que pode ser mais de $ 200) ele merece uma investigação mais aprofundada. As
empresas muitas vezes diferenciar entre mercadorias de missão crítica (por
exemplo, materiais de produção) e outros não crítica de papelaria, por exemplo,
itens. Esses itens não críticos são susceptíveis de ser um risco relativamente
baixo, em tanto que eles não necessitam de termos e condições complexas,
especificações ou processos de encomenda, no entanto muitas organizações
utilizam processos idênticos para essas operações como fariam para um pedaço de
milhões de dólares de material de produção.
Muitas
organizações utilizam cartões de compras para a gestão de viagens e despesas,
neste caso, cartões de compras representam um substituto eficaz para os
processos de fundo de maneio. No entanto, isto representa apenas uma parte do
valor baixo de uma organização gastar. Risco normalmente baixo e transações de
compras de baixo valor representa um excelente alvo para compra de cartões que
podem remover o custo da burocracia e administração, enquanto funcionários de
habilitação.
Processo
Com a
remoção da típica via de aquisição, o processo de compra é simplificado com a
remoção dos passos tradicionais de compra de encomendas e aprovações.
Requisitos são capazes de ser canalizado através de rotas mais rentáveis. Um
processo típico de compra do cartão é mostrado abaixo - de particular interesse
para a empresa de origem é a informação que é fornecida pelo banco.
As
informações que podem ser fornecidas pelo banco na forma de uma declaração
(geralmente eletrônico) podem ser extremamente úteis para departamentos de
compras. Há vários níveis de dados que são fornecidos a partir do Nível 1 de
dados, que é a informação da transação básica, Nível 2 de dados - informações
fiscais mais detalhada para o Nível 3, que inclui todos os dados normalmente
associados com uma fatura códigos item por exemplo, descrições, unidade de
medida.
Embora o
nível de informação fornecida depende da capacidade dos fornecedores para
transmitir dados (que normalmente é dependente do volume de transações anuais)
todos os dados é útil, pois permite a organização de compras para rever gastar
em uma base individual. Quando os dados forem combinadas com um sistema de
gestão de transações (utilizado para o processamento e codificação de transações)
os dados se torna ainda mais útil, uma vez que pode ser usado para fornecer
perfis das organizações de passar permitindo equipas de compra a avaliar:
1 / Áreas de
passar dentro da empresa a nível individual
2 / Passe on / off contrato
3 / Oportunidades para programas de gerenciamento de fornecedores
2 / Passe on / off contrato
3 / Oportunidades para programas de gerenciamento de fornecedores
Uma
preocupação que as organizações têm de compra é a forma de garantir a compra de
o cartão gastar restos on-contrato. Os funcionários podem ser incentivados a
usar fornecedores por incorporação de um cartão de compras com o comerciante
(um cartão de apresentação) e, em seguida, aconselhando o pessoal do negócio do
grupo e de mecanismos apropriados de ordenação de dados - instrução pode então
ser analisada (por pessoa) para capturar gastar fora corretiva contrato
apropriada ações podem, então, ser instigado. Outra preocupação comum é que os
sistemas de cartões pode ser aberto a abusos, cartões de compras são um
equilíbrio de riscos e controle -, enquanto processos de compra pode ser
melhorado, os riscos permanecem de que os cartões podem ser aberta ao abuso -
as organizações precisam garantir que os limites e controles ( através de
restrições comerciais tipo e passam dos limites) estão no local e a emissão de
cartões é amarrado em um processo de pessoal adequado (por exemplo, pessoal
pode ser demitido se os cartões são abusados).
Enquanto
existem benefícios para a empresa que opera o sistema de cartões também há
benefícios para os fornecedores cartões aceitando. Prazos de pagamento são
certamente melhorou proeminente com pagamentos, tendo em torno de quatro dias
em vez de um ciclo típico empresa de pagamento - economia também pode ser feita
com a necessidade de faturas removida e o impacto associado, em contas a
receber.
Em resumo, os
sistemas de cartões de compra podem ajudar a remover a burocracia de processos
de compra, enquanto capacitar pessoal e melhoria da gestão da informação. Em
geral sistemas requerem uma administração apropriada (e beneficiar de uma
equipa de gestão) e as organizações devem considerar controles apropriados.
Através de melhorias de processo, sistemas de cartões podem trazer benefícios
financeiros significativos para as organizações e sem surpresa esses regimes
estão se tornando cada vez mais comum em ambas as instituições públicas e
privadas.
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