Redução de Custos - Contas a Pagar

No controle de custos a uma tendência crescente de distância transacional em atividades de contas a pagar. A eliminação de papel está se tornando rapidamente o mantra de corte em toda parte do departamento.  

Um número cada vez maior de empresas estão confiando em Cartão de Compras. Isto inclui empresas apenas começando a usar os cartões, bem como aqueles que procuram expandir existentes programas. As organizações que usam esses programas estão fazendo isso para se livrarem de pequena fatura real, bem como para se qualificar para descontos. Ambos os recursos melhorar a linha de fundo corporativo.

Cheques estão finalmente se tornando coisas do passado. O número de empresas que indicam estar procurando expandir o uso de seus programas de pagamento é impressionante.

Tendências

Vários departamentos de Contas a Pagar estão começando a se envolver no cumprimento do contrato, como garantir que os preços refletidos na fatura enviada pelo fornecedor correspondem aos negociados pela compra. Um ou dois estão fazendo em pleno desenvolvimento o cumprimento do contrato, mas a maioria está fazendo isso apenas parcialmente. Isto é tipicamente porque ou eles não têm a equipe ou a informação completa para uma auditoria completa.

Esta parece ser a próxima onda de profissionais de ponta de Contas a Pagar. É um modo para substituir algum do trabalho transacional que está sendo perdido no departamento como um resultado da faturação eletrónica, pagamentos eletrónicos, Cartão de Compras, e melhorias de outras tecnologias.

É também uma maneira de aumentar o nível de trabalho no departamento; aumentar percepção “forateira" do trabalho do grupo e ganhar a atenção da administração, apreciação, e apoio.

Usando a informação

Anexo listas um conjunto de técnicas que estão sendo usadas para cortar custos em departamentos de Contas a Pagar.

Reveja a exposição e fazer uma lista das técnicas que podem funcionar em sua organização. Depois de ter essa lista, priorizá-lo com base na probabilidade que a gestão vai apoiar a abordagem e o retorno ou as economias que vontade gerar para a sua empresa.

Técnicas para corte de custos em Operações de Contas a Pagar:

• Comece usando Cartão de Compras.
• Expandir a utilização de cartões de Compras incluindo todos programas para compras possível.
• Peça ao emissor do cartão para um desconto baseado em volume, independentemente do nível de atividade.
• Use Compensação Automática para pagar fornecedores, reduzir ou eliminar a impressão de cheques, envio, manuseio e custos.
• Reduzir ou eliminar horas extras.
• Recuperar todos os créditos antigos.
• Insista para que todos os reembolsos de funcionários ser feita através de Compensação Automática.
• Coloque a informação do empregado em pagamento on-line, e não imprimir e enviar cópia impressa.
• Automatizar o jogo de três vias.
• Receber faturas por via eletrónica a partir de fornecedores como possível. Faturas frente
para aprovações internas usando e-mail.
• Produzir relatórios de exceção que identificam problemas antes de cheques serem impressos.
• Automatizar o vouchers de todos os créditos internos.
• Evite instalar fornecedores duplicados no arquivo fornecedor mestre.

• Vá para a apresentação de lote.
• Contrate uma pessoa menor valor  para lidar com os aspectos mais clericais do departamento e carga de trabalho.
• Permitir horas flex. Isto permite que a cobertura por um longo período, sem incorrer em horas extras.
• Passe algum tempo em treinamento.
• Apoiar o departamento de compras.
• Reduzir o número de execuções de seleção.
• Limpe o arquivo fornecedor mestre.
• Bloqueie fornecedores duplicados na contabilidade geral.
• Já codificação verificada antes do pagamento.
• Combinar os pagamentos ao mesmo fornecedor.
• Consolidar a faturação de fornecedores-chave, para permitir a compreensão de detalhes e
alavancar renovações de contratos para os dois serviços e taxa.
• Desenvolver um banco de dados para verificar se há pagamentos duplicados.
• Estabelecer um sistema de notificação eletrônica para avisar aprovadores de problemas potenciais.
• Melhorar os processos para que, como muitos descontos por pagamento antecipado como possível pode ser ganho e tomadas.
• Analisar os processos existentes e eliminar todos os passos supérfluos.
• Eliminar todos os encargos moratórios.
• Obter endereços de email de todos os fornecedores, e usar e-mail para resolver disputas em vez de brincando de telefone.
• Use Web de relatórios de ferramentas para lidar com as dúvidas do campo.
• Reduzir o tempo gasto respondendo perguntas. Isto pode ser feito através de uma melhor utilização do correio eletrônico, ‘instituir um pagamento / pesquisa status da fatura na internet, e com a faturação eletrônica fluxo de trabalho.
• Expandir e melhorar a previsão de caixa.
• Formular um plano para enviar faturas para aprovação via de acesso. Com menos cópias, fotocópias os custos são reduzidos, assim como o número de faturas perdidos no correio.
• Purge inativos e fornecedores duplicados a partir do arquivo fornecedor mestre.
• Pressione para intercâmbio eletrônico de dados (EDI) faturamento.
• Imagem e remuneração de recibos.
• Contrate uma empresa de auditoria fiscal de vendas para encontrar pagamentos indevidos de imposto sobre vendas, oferecer treinamento e prevenir pagamentos indevidos futuros.
• Melhorar a precisão da ordem de compra.
• Aumentar o número de faturas recebidas eletronicamente e auto-Atestou.
• Solicitar mais descontos dos fornecedores.
• Use avaliados recibos de liquidação (ERS).
• Os funcionários da Cruz comboio para realizar múltiplas funções.
• Integrar a receber e contas a pagar.
• Verificar todas as faturas para fácil armazenamento e referência e usar com fluxo de trabalho para melhor processamento.

• Emitir uma política e um manual de procedimentos, e fazer qualquer certeza de quem interagem com contas a pagar recebe uma cópia. Alternativamente, coloque o manual online sobre a companhia Site da Internet ou intranet.
• Receber faturas de locais de campo com eficiência e rapidez para evitar encargos moratórios e ganhar todos os descontos por pagamento antecipado.
• Analisar todos os custos de frete de mais de R$ 50.
• Examine todos os termos de fornecedores e estendê-los sempre que possível.
• Compras monitor contra orçamentos aprovados, recusando qualquer não orçados, não essenciais compras.
• Mover para faturamento resumo em vários pequeno valor em faturas do mesmo fornecedor.
Material de escritório, serviços de entrega durante a noite, e serviços de escritório temporários são ideais candidatos para esta abordagem.
• Vá para um T em linha & E-relatório de despesas do processo.
• Usar a Internet para receber faturas recorrentes de fornecedores.
• Consolidar as faturas de alto volume de utilidade e tipos de empregados de fornecedores uniformes.
• Revise todas as listas de preços e verificá-los contra faturas para fazer preços especiais certeza é usado em cada fatura.
• Terceirizar impressão de cheques.
• Estique condições de pagamento com fornecedores que são passíveis de presente. Seja extremamente cuidadoso em ofender os principais fornecedores, no entanto.
• Realizar preparação de documentos no departamento Contas a Pagar antes de enviar itens para uma empresa de imagem terceirizada.
• Personalize internamente software para permitir a automação sempre que possível.
• Exigir que os viajantes estrangeiros a apresentar declarações de cartão de crédito que mostram moeda estrangeira conversão com relatórios de T & E.
• Revisão de fornecedores que enviam faturas diárias, e exigir fatura mensal, em vez.
• Padronizar as políticas e procedimentos para assegurar que todos seguem as mesmas diretrizes.

Exceções à política são caros.

• Exigir recibo de precisos, completas formas de controle antes de fazer qualquer pagamento.
• Programar um banco de dados para pagamentos de serviços públicos.
• Revise atentamente acusações de courier, como a da FedEx, UPS e outros. Você pode encontrar que as restituições de frete substanciais são devidas, devido a encargos indevidos para a dimensão, peso, resposta às acusações, e por outras razões.
• Analisar os itens sobre relatórios de despesas listadas em "diversas." Itens que não devem
ser cobertos é normalmente escondido sob este nome.
• Para reduzir Despesas e Gastos corporativos, trazem evidências de gastos excessivos para
a atenção da gerência sênior.
• Investigação tudo equilibra fornecedor para determinar se um pagamento duplicado tenha sido feita. Se ele não, apenas solicitar o reembolso, mas tentar identificar a razão para o segundo pagamento.

Você pode ser capaz de corrigir pontos fracos em seus procedimentos desta forma.

• Configurar um débito automático para pagamento de locação recorrente.
• Trabalhar com fornecedores-chave para estabelecer descontos e preços preferenciais.

Cartões de compras são geralmente emitidos aos empregados que devem seguir políticas de sua organização e procedimentos relacionados à sua utilização, incluindo revisão e aprovação de operações de acordo com um cronograma definido (pelo menos uma vez por mês). A organização pode implementar uma variedade de controles para cada Cartão de Compras, por exemplo, um limite único de compra, um limite mensal, comerciante de código de categoria (MCC) restrições e assim por diante. Além disso, a atividade de um titular do cartão deve ser revisada periodicamente por alguém independente do titular do cartão.

 

Revisões regulares deve ser parte de uma organização em curso de Compras cartão esforços de gestão do programa. Uma variedade de fatores pode contribuir para o seu sucesso, ou inversamente, a sua estagnação. Há armadilhas comuns no programa para evitar, com o objetivo de desenvolver estratégias de sucesso que podem colocar (ou manter) um programa no caminho certo.

Capacitação de fornecedores

Um obstáculo para a conversão de pagamentos Contas a Pagar em Cartão de Compras é a capacitação de fornecedores . Esta é muitas vezes referida como a compra de capacitação cartão fornecedora ou habilitação fornecedor cartão. Cada fornecedor deve ser contatado e informado da alteração de pagamento de cheque para o cartão de compra, mesmo que o fornecedor já é um fornecedor do cartão de compras. Alguns bancos oferecem ajuda no processo de conversão (compra de capacitação de fornecedores do cartão) e outras empresas de software fornecer tecnologia para fazer a conversão eficiente e fácil para a instituição financeira, cliente e fornecedor. Segundo levantamento conjunto da indústria, "Em termos de impedir o crescimento de uma organização programa de cartão, 61% dos usuários finais entrevistados relataram que a resistência dos fornecedores (ou não aceitação de) pagamentos com cartão é, no mínimo, um pouco de um problema. Não é surpreendente, a transação fator taxa de aceitação é esmagadoramente a razão número um de fornecedores dar aos utilizadores finais para resistir ou não aceitar pagamentos com cartão. Além disso, quase 50% dos entrevistados declararam que às vezes ou frequentemente se deparam com fornecedores que impõem uma sobretaxa em conjunto com a aceitação do cartão. Os usuários finais empregam diferentes abordagens em resposta aos desafios, por exemplo, educar os fornecedores sobre os benefícios do cartão de pagamentos, uma tarefa que muitas vezes é preenchido pelo gerenciamento de programas e / ou pessoal de aquisições”.