Aqui está
o nosso guia com dicas rápidas de redução do consumo de papel no seu escritório, executando uma campanha de redução sustentada do
papel. Siga
este guia e aplique o que se encaixa em suas necessidades de consumo, o sucesso
é certo.
1 - Preparação do Projeto
Estabelecer Equipe de
Campanha & Criar Organização
Compromisso
Nomear um gerente de campanha
Estabelecer uma equipe funcional transversal
Definir os objetivos da campanha
Criar um logotipo e slogan de campanha
Obter o compromisso da gestão com os objetivos
Identificar atual Consumo
de Papel
Definir o seu âmbito de campanha
Coletar dados de fontes de dados de impressão
Coletar dados de fontes de
aquisição de papel
Resumir os dados de consumo de impressão e papel
Analisar dados e identificar
redução / eliminação
Oportunidades
Melhores práticas de pesquisa na
redução do consumo de papel
Identificar cada driver para o consumo de papel
Identificar oportunidades
Identificar ações de longo prazo, de poupança de papel.
Priorizar esforço de trabalho,
requisitos de investimento e retorno.
Determinar o impacto ambiental e Retorno sobre
Investimento.
Estabelecer Metas e Comunicar
à Organização
Definir metas agressivas para a redução de papel
Obter o compromisso da gestão
Comuniquem-se alvos de campanha
e ações para a organização
Desenvolver o plano de projeto
Desenvolver um plano de projeto padrão
2 - Dicas
Práticas para reduzir o consumo de papel
Identificado
essas práticas através da pesquisa de suas próprias fontes internas. Todas essas melhores práticas precisam ser adaptados às suas necessidades de negócio
específicas, com controles internos necessários.
Realizar uma auditoria de papel
Eliminar relatórios não
utilizados através de uma auditoria de impressão
Rever as políticas de retenção de registros em papel dentro
de leis / regulamentos / políticas.
Tipo de papel e Tamanho
Considere papel sobre
papel
Considere papel reciclado
sobre papel normal
Utilize papel de tamanho menor / embalagem
Revisão Formatação de saída de impressão
Reduzir o tamanho de fonte
padrão em modelos
Reduzir espaçamento padrão
Reduzir as margens de
Eliminar texto redundante
a partir de modelos
Reduzir cabeçalho / rodapé tamanho
Reformatar relatórios /
planilhas para caber uma página inteira
Reduzir detalhes do relatório
Impressão padrão frente e verso
Ajustar
à página (planilhas)
Vários
slides por página (para apresentações de slides)
Consolidar resultado da impressão
Mesclar
/ combinar várias saídas relatórios para o mesmo destinatário
Reduzir envelopes por relatórios
de discussão / saídas juntos
Frequência Imprimir Diminuir
Considere a:
Converter
relatórios diários / saída para semanal / mensal
Converter
relatórios semanais / saída para mensal / trimestral / anual
Converter
relatórios mensais / saída para trimestral / anual
Adotar Melhores
Práticas para Fax
e Copiadora
Cópia duplex padrão
Use vara em etiquetas /
eliminar folhas de rosto
Recibos de Corte confirmação
se não for necessário
Redimensionar
imagens para caber página
Manter copiadoras para
evitar congestionamentos
Papel
Reutilização
Adotar envelopes reutilizáveis
no correio interno
Salvar e reutilizar embalagens de papel
Reutilização de papel impresso em um lado só
Implementar diretrizes de
impressão Responsável
Desenvolver
diretrizes alinhadas ao seu negócio específico
Comunicar internamente diretrizes
Comportamento de impressão Alterar
Implementar reuniões sem papel usando laptops, projetores e dispositivos
portáteis
Implementar ambientes de
treinamento sem papel
Desencorajar impressão de anexos
em convites de reunião
Adicionar mensagem da
campanha de impressão para assinaturas de e-mail
Adicionar mensagem da
campanha de impressão no cabeçalho / rodapé de anexos
Instale mensagem da campanha
de impressão em telas de impressora
Incentivar o uso de visualização
de impressão para eliminar o desperdício
Incentivar o uso de páginas de
impressão selecionadas para eliminar o desperdício
Educar os funcionários sobre o impacto
ambiental da impressão
Implantar Hardware para economizar papel
Instale função
multi-dispositivos (impressão, digitalização, cópia)
Instalar scanners de imagem
para substituir os fluxos de trabalho em papel
Instale solução de gateway de fax
Instalar impressora baseados leitores
código PIN / acesso ao cartão
Instalar duplex impressoras
habilitadas e impressão padrão frente e verso
Instalar projetores de dados
em salas de reunião
Instale LAN sem fio para
apoiar reuniões sem papel
Fazer uso de dispositivos móveis / portáteis
Considere canetas digitais
Adotar eReaders para a sua organização, em
vez de papel
Implantar
um software de economia de papel
Implementar a faturação eletrônica
/ declarações
Implementar outros canais
eletrônicos (por exemplo, Internet Banking)
Elimine duplicados / obsoleto
registros de listas de discussão
Adotar faturamento eletrônico
de fornecedores
Consolidar faturas /
discussão
Adotar formulários eletrônicos
Aprovações, ordens de compra, pedidos de
Implementar o software de
fluxo de trabalho eletrônico
Educar
os funcionários sobre o uso de software padrão (por exemplo, Memo PC
sobre notas de papel )
Considere um especialista em
software de economia de papel
Consulte
o Apêndice A
Melhorar
as interfaces do sistema para eliminar / reduzir as necessidades de
impressão internas
Automatizar
as etapas de processamento manual de geração de papel em sua empresa e processos.
Outras Fontes de resíduos de
papel Escritório
Jornal -
Revistas - Livros -
Blocos - Cartões de visita - Calendários - Relatórios Anuais -
Brochuras - Marketing - Manuais - Envelopes - Outros artigos de
papelaria -
Acondicionamento
- Convites - Impressão
terceirizada - Faturas de fornecedores / notas de entrega Etc.
3 - Execução
do Projeto
Relatório de Campanha
Gerenciar campanha cronograma, riscos e problemas.
Acompanhe o progresso em relação
às metas, utilizando fontes de impressão / aquisição de dados.
Comunicações
Comunicar o progresso para a gestão.
Comunicar o progresso para o pessoal.
Celebrar e premiar histórias de sucesso.
Compartilhar as melhores práticas entre os
departamentos.
Continuar a educação pessoal.
Melhoria Contínua
Revisitar as metas
periodicamente para busca de um escritório sem papel
Manter o foco e continuar
comunicações
Reinvestir suas economias
Formas de investir suas economias
Considere a plantar árvores.
Patrocinar outras iniciativas ambientais.
Converter para papel reciclado
(custo geralmente maior).
Investir em mais tecnologia de poupança de papel.
Investir em educação ambiental
para seus funcionários.
Tai um
Guia para você implementar uma campanha de redução de custos de papel na sua
empresa, incentive esta prática em sua empresa, para reforçar veja outros
artigos no blog sobre este assunto. Sucesso!
Adorei as dicas! Economizar papel hoje em dia é um ato muito importante, seja em uma empresa, ou até mesmo dentro de casa! Abraço!
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